Para ter sucesso, é muito importante que um negócio busque alternativas de gerenciamento, de forma que seja possível reduzir desperdícios de recursos e melhorar a qualidade da produção. E a metodologia Lean é uma grande aliada nesse sentido.
A Metodologia Lean é, sobretudo, uma maneira de reduzir os desperdícios de uma empresa. Isso inclui desde desperdício de materiais e dinheiro até de esforços, tempo e conhecimento. Por isso, ele é tão relevante. Então, vamos saber mais sobre o assunto.
Quais são os principais desperdícios de um negócio?
O primeiro passo nessa jornada é descobrir quais são os principais pontos geradores de desperdício no dia a dia do negócio, e eles podem ser comuns a quase todos os empreendimentos. Veja só:
- Fluxo de processos: se ele não for fluido, vai ficar truncado e as pessoas passarão muito tempo paradas, esperando uma etapa ficar pronta para seguir adiante;
- Integração de pessoas: equipes que não se comunicam ou não trabalham em cooperação costumam falhar muito mais, provocando retrabalhos;
- Superprodução: produzir mais do que se precisa também é um problema, já que os recursos financeiros estarão sempre comprometidos;
- Superprocessamento: exagerar na hora de determinar processos também torna a operação de uma empresa cara e lenta.
A proposta do Lean é justamente simplificar tudo. Assim, uma empresa pode atuar sem distrações, focando seu tempo e energia somente naquilo que é indispensável para realmente gerar resultados — o resto pode ser descartado.
O que é e como funciona a metodologia Lean?
Vamos começar entendendo melhor o que é Lean. De uma forma bem prática e fácil, trata-se de uma metodologia que foi criada na década de 1970, pela Toyota. Seu objetivo era um só: diminuir os estoques, a parte burocrática e todos os processos que tornassem a empresa lenta e ineficiente.
Em tradução literal, o termo significa enxuto. A partir dele, já dá para entender que a ideia é fazer mais com menos. Então, sem tantos desperdícios e com as atividades certas, a finalidade da metodologia Lean é otimizar a empresa como um todo, seja por meio da descentralização de procedimentos, seja pela integração de informações, como acontece com a Transformação Digital.
Quais são os principais tipos?
Em geral, podemos dizer que o Lean é uma filosofia. Por isso, não é separado em diferentes tipos, embora possa ser destinado a finalidades distintas. Então, vai se adaptar às demandas de cada empresa, porém, com a mesma finalidade. Veja só!
Lean Manufacturing
O Manufacturing é focado na parte operacional dos negócios, especialmente em linhas de produção. Seu objetivo está mais voltado aos aspectos práticos, como eliminar atividades que não estão contribuindo com a entrega de valor e, assim, reduzir custos e otimizar a qualidade dos produtos ou serviços.
Lean Office
O Office é focado em melhorar o ambiente administrativo de uma empresa, tornando-o mais simples e ágil. Assim, não é preciso que todos os processos sejam burocráticos e rígidos. Muitas empresas adotam o home office como forma de valorizar o colaborador e reduzir custos, por exemplo, contabilizando mais resultados do que horas trabalhadas.
Lean Construction
O Construction se concentra no segmento de construção civil, em que os desperdícios e a ineficiência de processos podem impactar profundamente os custos e a durabilidade das obras. Quanto mais enxuto for o modelo de trabalho nesse cenário, mais rápidas e baratas serão as construções.
Lean Healthcare
Esse modelo de Lean traz melhorias para a área da saúde. Ele é crucial para derrubar burocracias desnecessárias e, principalmente, diminuir o tempo de resposta em um sistema em que isso é tão importante. Além do mais, o Lean Healthcare ajuda a otimizar a parte administrativa e de custos desse segmento.
Lean Startup
Engana-se quem acha que startups são sempre enxutas. Mas elas podem se tornar ainda mais simplificadas com o Lean Startup, que é voltado para o chamado “processo empreendedor”. Seu objetivo é otimizar os testes para chegar ao MVP – Minimum Viable Product.
Como aplicar o Lean na prática?
Embora seja um caminho de simplificar sua empresa, adotar o Lean em si não é tão fácil. Sua principal diferença está na maneira como é planejado. Afinal, em outros modelos de gestão, as empresas passam pouco tempo planejando e muito tempo executando.
Com o Lean, por outro lado, mais tempo é dedicado ao planejamento aprofundado de todos os fluxos de processos de um negócio, ao estudo de viabilidade das mudanças e ao preparo para responder às principais expectativas geradas. Assim, a comunicação entre os envolvidos é crucial.
Além disso, é interessante considerar os seguintes passos:
- envolva as pessoas nessa mudança, o que inclui todos os colaboradores, clientes, fornecedores e investidores;
- colete dados e crie insights sobre todos os processos a partir de testes simulados;
- mantenha sempre um monitoramento de resultados para comparar o desempenho das mudanças implementadas;
- trabalhe constantemente o mindset das equipes para que todos estejam cientes da importância de adotar essa metodologia;
- ao fazer escolhas, foque mais no que pode dar certo do que naquilo que não pode;
- tenha conhecimento sobre custos, riscos e vantagens de cada opção de mudança;
- teste constantemente todas as suas ideias promissoras e veja como elas se saem na prática; e
- avalie seus resultados parciais e totais constantemente.
Quais são os principais desafios de implantação e como superá-los?
Apesar de ser uma ótima solução para qualquer modelo de negócio, o Lean pode se tornar bastante desafiador. Seja por demandar mais tecnologia, seja por requerer alguns investimentos, ele tende a tirar todos os colaboradores da sua zona de conforto.
O primeiro grande impasse nessa equação é que, antes de implementar qualquer mudança física na empresa, é necessário trabalhar a mentalidade das pessoas. A ideia de acumular estoques ou processos muito bem definidos (e, por vezes, burocráticos e rígidos) pode parecer bem confortável e dar uma sensação de segurança, mas ela atrapalha bastante.
Em geral, é paradoxal para as pessoas que trabalhar com menos possa gerar mais resultados. Por isso, a gestão é outro fator complexo. Nessa metodologia, é necessário tirar de cena tudo aquilo que não está contribuindo para o melhor desempenho do negócio, como recursos ineficientes, lentidão na tomada de decisões e até mesmo falta de autonomia de alguns colaboradores.
A questão financeira pode ser outra dificuldade a ser superada, já que, na maioria dos casos, implementar a metodologia Lean vai demandar certo investimento, principalmente em tecnologia. Contar com softwares de ponta e com uma integração eficiente de informações é crucial para simplificar os fluxos de trabalho. Mas, lembre-se: esse não é um gasto qualquer, porque trará retornos vantajosos.
Como você deve deduzir, essa filosofia leva a muitos benefícios no dia a dia de um negócio, tais como otimização de recursos, maior organização física e dos processos e ampliação dos lucros. Isso tudo contribui para um ganho de eficiência expressivo, ajuda a instituir uma cultura de melhoria contínua e ainda valoriza as equipes, tornando-as mais eficazes.
Então, agora que você já está por dentro do Lean, que tal aprofundar um pouco mais seus conhecimentos? Descubra agora tudo que você precisa saber sobre Lean & Ágil nas empresas!