A Daily Meeting talvez seja a cadência mais popular do nosso mercado, sendo amplamente utilizada por aqueles que procuram seguir uma abordagem ágil de desenvolvimento de produtos e serviços.
Mas, por outro lado, também é aquela que mais facilmente perde a sua eficácia e se distancia do seu real propósito. A grande maioria das equipes colhem muito pouco benefício desse encontro.
O que é uma Daily Meeting?
Trata-se de uma reunião diária de alinhamento com duração de até 15 minutos. O objetivo de uma Daily Meeting é reunir toda a equipe regularmente para compartilhar informações e atualizarem uns aos outros.
A partir dela, é possível se reorganizar e redirecionar os esforços coletivos para os lugares certos, removendo os obstáculos do caminho e potencializando os resultados.
Então, em cima desse conceito, quero sugerir um guia com algumas questões a serem discutidas durante a sua daily para ajudar a torná-la mais eficaz, independentemente do método ou framework que você utilize hoje:
9 questões para melhorar sua Daily Meeting
#1 Temos a visibilidade real da nossa situação atual?
Nos organizamos melhor e tomamos boas decisões sobre aquilo que vemos. Precisamos garantir que temos a visibilidade adequada de todo o trabalho em progresso existente. Portanto, a primeira coisa a ser verificada é se a foto que estamos vendo no quadro agora reflete a realidade do momento.
Aqui, você naturalmente pode começar a perceber que precisa melhorar as suas sinalizações visuais. Que nem todas as etapas estão mapeadas, que as filas de espera estão ocultas, que os bloqueios não possuem marcações, que as prioridades não estão claras nos cartõe. E que tudo isso dificulta termos uma visibilidade fácil e rápida da nossa situação atual, tornando a daily mais custosa e atrapalhando a tomada de decisões.
Se for esse o caso, aos poucos você pode ir melhorando essas sinalizações de acordo com as informações que você vai percebendo que são relevantes de ter disponíveis visualmente.
#2 Existem demandas emergenciais?
Aquelas demandas as quais o impacto gerado por não as entregarmos sobe drasticamente com o passar do tempo precisam ganhar atenção máxima. Por representarem uma situação crítica e um risco grande para o negócio você precisa se organizar para resolvê-las o mais rápido possível.
Uma sugestão para classificar as demandas de acordo com seus perfis de risco e identificarmos mais facilmente aquelas que são verdadeiramente emergenciais é utilizar os conceitos de Classes de Serviço.
#3 O que pode ser concluído ainda hoje (ou o mais próximo disso)?
Precisamos focar em concluir coisas antes de começarmos novas. Sendo assim, as demandas mais próximas de serem concluídas são aquelas que devem ganhar mais atenção e energia da equipe. Dentre tantos benefícios, isso acelera o retorno sobre o investimento.
“Pare de começar e comece a terminar!”
Uma boa dinâmica para exercitarmos é nos concentramos primeiramente naqueles itens que estão mais próximos do fim do fluxo, ou seja, mais à direita do quadro. Podemos começar questionando o que podemos fazer como equipe para que essas demandas sejam concluídas hoje ou o mais próximo disso possível.
#4 Existem demandas com impedimentos?
Bloqueios interrompem o fluxo das demandas, geram atrasos e causam impactos no seu desempenho reduzindo a eficiência do seu processo. São obstáculos que nos impedem de alcançar nossos objetivos e não podem ser ignorados. Portanto, assim que identificados crie um plano para resolvê-los o quanto antes.
Posteriormente, você pode realizar uma análise mais profunda sobre esses bloqueios a fim de evitá-los no futuro ou diminuir sua incidência, contribuindo para um fluxo mais eficiente. Uma boa sugestão é utilizar a técnica de Blocker Clustering.
#5 Temos mais trabalho do que deveríamos no fluxo?
O principal ingrediente para a ineficiência é a sobrecarga. O excesso de trabalho pode estar com alguma pessoa específica ou formando um gargalo em alguma etapa do fluxo. Procure meios de reorganizar esse trabalho na equipe e atacar os gargalos para manter uma melhor fluidez.
Em paralelo a isso, você precisa evitar se comprometer com mais demandas, mantendo o seu trabalho em progresso (WIP) dentro de limites saudáveis e adequados a sua capacidade.
#6 Existem demandas esquecidas no fluxo?
Principalmente em ambientes de WIP alto ou com muitas repriorizações é bastante comum termos demandas que acabam sendo esquecidas em algum canto do fluxo.
Procure manter essas demandas sempre no radar e não deixe que se prolonguem nessa situação, avaliando se elas devem ser retomadas, ou as descarte de vez.
#7 Precisamos replanejar alguma demanda?
O plano precisa se ajustar à realidade conforme o tempo avança. Descobertas são feitas, problemas são encontrados e uma nova situação se desenha à nossa frente.
Verifique se as novas informações identificadas impactam no plano de entrega atual, se compromissos precisam ser revistos ou demandas precisam ser repriorizadas.
Não se esqueça de notificar todas as pessoas necessárias sobre as mudanças.
#8 Existem novas demandas para serem puxadas?
Observe se existem novas demandas disponíveis na fila para serem puxadas quando houver capacidade.
Se um possível reabastecimento for necessário em breve, sinalize para que uma atenção especial seja dada no refinamento e preparação de novas demandas. O objetivo é torná-las disponíveis no momento adequado, evitando assim ociosidade e um starvation de fluxo.
#9 Está claro para todos o que cada um precisa fazer na sequência?
Por fim, um check rápido para verificarmos se todos sabem exatamente o que precisam fazer logo após o término da reunião. Precisa estar claro para todos a forma como a equipe deverá se organizar durante o dia.
Cada uma dessas questões contribui para que você possa gerenciar melhor o fluxo de trabalho, manter a transparência e o alinhamento, melhorar o engajamento, minimizar riscos e aumentar sua eficiência.
Com tempo e prática, você deve encontrar a melhor forma de conduzir uma reunião onde todas essas questões vão sendo naturalmente respondidas. E logo começará a perceber os ganhos dessa abordagem.
Muito boa sorte e sucesso! 😉
João Paulo Grabosque, Agile Coach na BRQ
