Gerenciar o tempo é possível?

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Eu não tenho tempo: mito ou verdade?

Se você já deixou de fazer alguma coisa que gostaria porque está sem tempo, vou te dizer que existe uma grande possibilidade de você estar se enganando ou se autossabotando. “Eu não tenho tempo”, em geral é um grande mito.

A verdade é que todos nós temos 24 horas por dia, nem mais nem menos, exatamente a mesma porção de tempo para cada pessoa. As pessoas felizes, as tristes, as bem-sucedidas e as malsucedidas. O que muda para cada um de nós é o que você faz com esse tempo.

Muitas pessoas com quem eu converso chegam com essa ideia de que não têm tempo. Bastam poucos minutos para que elas percebam que o tempo não é o problema, e sim a priorização do que é feito com esse tempo. Elas simplesmente não sabem o que acontece com o tempo delas.

Na minha visão, tempo é um dos ativos mais preciosos da nossa vida, um dos pilares que se relaciona com praticamente todos os demais. E infelizmente, meus amigos, nosso tempo é irrecuperável e finito. Quem mata o tempo, fazendo coisas inúteis, como rolar por horas um feed acompanhando a vida dos outros, está fazendo um grande mal para sua vida.

Em uma entrevista realizada com o Warren Buffett, um dos homens mais ricos do mundo, ele disse algo do tipo: “Hoje em dia não há praticamente nada que eu não possa comprar, mas infelizmente não posso comprar mais tempo”. Ele tem 89 anos e sabe que o tempo não volta atrás e, por mais que o dinheiro seja importante, o que fazemos com o tempo na nossa jornada nessa terra é muito mais importante.

O que é gerenciamento de tempo

Usarei o termo gerenciamento de tempo, mas na minha visão, o tempo não é gerenciável; afinal não posso guardar um pouco mais do dia de hoje para usar amanhã. Eu prefiro acreditar que gerenciamos atividades e prioridades que serão encaixadas na nossa janela de tempo diária, como uma página em branco que todo o dia preenchemos e que todo dia é virada.

O gerenciamento de tempo consiste em entender como o seu tempo está sendo consumido ao longo do dia. Existem diversas abordagens para categorizar os tipos de atividades. Vou falar de uma que gosto bastante, utilizada pelo Christian Barbosa no livro Tríade do Tempo. Na abordagem apresentada no livro, o tempo deve ser dividido em 3 categorias de atividades:

Urgentes — são tarefas em que o tempo para fazê-las já está acabando ou acabou. Por exemplo: quando você deixa para o último dia o envio do imposto de renda ou o pagamento de uma conta.

Importantes — são atividades que trazem valor à sua vida, a curto, médio ou longo prazo. Tal como estudar, fazer algum esporte.

Circunstanciais — são tarefas que não têm necessidade de serem realizadas e que geralmente fazemos por prazer imediato ou congruência social. Como, por exemplo, jogar no celular.

Gerenciar o tempo é identificar como o seu tempo está sendo gasto e ajustar. Cada pessoa tem um perfil, mas para que você consiga ter uma vida mais equilibrada, sem estresse e com tempo para se dedicar ao que gosta, o ideal é que sua distribuição de tempo seja conforme o gráfico apresentado:

Como gerenciar seu tempo

Eu gosto muito de uma citação de Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, que dizia algo como “se você não pode medir, não consegue gerenciar”. A verdade é que grande parte das pessoas que dizem que não têm tempo sequer parou para identificar onde estão sendo usadas suas horas.

Certa vez, conversando com um colega, ele me disse que não tinha tempo para estudar. Então começamos a colocar no papel:

  • Acordava às 6h.
  • Saia de casa às 7h para chegar no trabalho às 8h.
  • Trabalhava de 8h às 17h e então ia para a faculdade.
  • Chegava na faculdade às 18h30 e ficava até as 22h.
  • Voltava para casa e chegava às 23h, só lhe restando tempo para jantar e dormir.

Em um primeiro olhar parece realmente que não há tempo para estudar, mas se você analisar de perto verá que são pelo menos 3 horas e meia no trânsito.

Perguntei o que ele fazia quando estava no trânsito e ele me disse que em geral dormia.

Mesmo sem analisar o que fazia no final de semana, resolvi propor que ele avaliasse quanto tempo dessas 3 horas e meia ele estaria disposto a dedicar ao estudo se pudesse. De cara, ele disse: “3 horas e meia”, e eu sugeri que começasse devagar, pois ninguém começa uma maratona correndo 42 km. Então ele falou que uma hora seria tranquilo.

Com isso ele passou a dedicar, durante um mês, uma hora do dia para a leitura e treinamentos online. Em um mês ele conseguiu ler um livro de 200 páginas e fazer dois treinamentos online pelo próprio celular assistindo às videoaulas e fazendo os exercícios apenas usando uma hora do trajeto para casa.

Você realmente não tem tempo?

Então agora me diga: será que você realmente não tem tempo ou não prioriza o seu tempo para fazer o que realmente vai te trazer benefícios? Se eu auditar o seu celular vou encontrar algo produtivo ou atividades circunstanciais?

Minha sugestão para você começar a gerenciar o seu tempo é pegar uma folha de papel e durante uma semana anotar o seu gasto de tempo diário. Depois de analisar e categorizar, veja onde você realmente está gastando seu tempo. Tenho certeza de que você vai se surpreender com o tempo que vai começar a sobrar para fazer o que realmente é importante para você.

Quais são os principais vilões do seu tempo?

Você já pegou o seu celular para ver que horas eram, e de repente você viu a mensagem do WhatsApp, que levava para um link do Youtube, que você compartilhou no Facebook, viu algumas outras mensagens, e 10 minutos depois você largou o celular sem sequer lembrar para que você tinha pego e sem saber que horas eram? Pois é, isso é mais comum do que você imagina. Existem diversos distratores e crenças que fazem com que o nosso tempo seja mal utilizado.

Redes sociais e messengers

O vilão não é a sua utilização, todos nós queremos fazer parte de um grupo, de nos comunicar e colaborar. O grande problema é o uso em excesso. Se você quer usar as redes sociais, se isso é importante e te faz feliz, defina um horário do dia. O problema é que existem pessoas que ficam mais de 4 horas em redes sociais por dia. Pense que são dois meses inteiros por ano que poderiam ser melhor aproveitados.

Joguinhos

O segundo vilão também aparece na maioria dos casos na palma da mão. Sabe aquele joguinho gostoso de juntar pedrinhas da mesma cor ou de fazer competições de exército medieval? Eles são ótimos para jogar naquele momento no metrô, antes de dormir, ou quando você não tem nada para fazer, não é?

Pois é, por incrível que parece os joguinhos têm sua utilidade. Eles ajudam você a cultivar um mindset evolutivo, focado em ultrapassar seus limites, pois na maioria dos casos você vai entrando em desafios maiores a cada nova fase. Novamente o problema aqui não é o jogo, e sim o excesso de jogos, pois tiram o seu foco e fazem com que você fique pulando de um para o outro, gastando tempo excessivamente. Quando você enjoa de um, tem outro ali esperando por você.

Da mesma forma como no caso das redes sociais, se é algo que você gosta, não tire repentinamente da sua vida. Apenas separe um tempo por dia e deixe apenas um ou dois jogos, assim a sua tentação será menor.

E-mails

Você é uma daquelas pessoas que ao receber um e-mail, para tudo o que está fazendo para ler e que parece que sua meta do dia é manter todos os e-mails lidos? Se sim, saiba que o e-mail também é um dos principais vilões. Além de tirar o foco toda vez que chega – assim como os messengers e redes sociais – o e-mail acaba virando um espiral infinito de tempo, pois se o número de e-mails que você recebe é grande, é provável que grande parte do seu dia você passe respondendo a estes e-mails.

Vou te contar um segredo: se for importante a pessoa vai ligar. E-mail é apenas para comunicações curtas e formais. Se você vai levar mais de 5 minutos para escrever, provavelmente é melhor ligar ou reunir todos os envolvidos para uma conversa rápida. Não seja escravo do e-mail, use a ferramenta de forma inteligente.

Esses não são os únicos vilões da produtividade, que fazem você desperdiçar seu tempo. Existem muitos outros como novelas, séries, reuniões desnecessárias, entre tantas outras opções.

Notificações

Você vê a luz do seu celular acendendo, e mesmo dirigindo, tem vontade de ver para saber o que é? Toda vez que você recebe uma notificação você para o que está fazendo para saber o que está acontecendo, porque acha que é importante? Esse é outro vilão da sua produtividade e que toma o seu tempo. O grande problema é que muitas vezes você perde o foco e não vê apenas a mensagem, mas começa uma navegação intermitente entre redes sociais, e-mails e mensagens.

Se quer ser produtivo, coloque o celular no silencioso ou desabilite as notificações. Se for necessário deixe ele virado para baixo, principalmente quando estiver em reunião, dirigindo ou estudando. Jantando ou almoçando com a família não é improdutivo, mas sim uma falta de respeito.

Crenças

Sempre que você pensar por que usa seu tempo em coisas circunstanciais irão surgir várias razões e crenças para justificar suas intenções positivas. No fundo, são apenas desculpas. As mais comuns são:

“Eu mereço descanso porque trabalhei muito durante o dia”.

E é exatamente porque você trabalhou muito que merece usar seu tempo fazendo algo importante e não algo que amanhã não terá feito diferença na sua vida.

“Eu tiro esse tempo para poder ficar com minha família porque o tempo não volta”.

Verdade, o tempo não volta, mas na maioria dos casos as pessoas que dão essa desculpa estão com a família e com o celular ao mesmo tempo. Com quem vocês acham que realmente elas estão?

Você não tem tempo ou não é produtivo?

Muitas pessoas desvirtuam o gerenciamento do tempo ocupando o seu dia todo, para sentir que têm total controle e que são superprodutivas. Estar sempre ocupado não significa ser produtivo. De acordo com o estudo do British Medical Journal, o estresse no ambiente de trabalho pode ser reduzido se o correto gerenciamento de tempo for aplicado.

Tornar-se mais produtivo pode ser feito de duas maneiras: melhorando a sua forma de realizar as mesmas atividades (com mais foco e disciplina na execução), e reduzindo o desperdício de tempo gasto em atividades que não te agregam valor.

Uma pessoa que não deixa tempo para atividades de lazer e até mesmo para o “nadismo”, consequentemente vai acabar tendo um burnout.

Concluindo…

Existem diversas técnicas de gerenciamento de tempo, mas meu objetivo neste artigo era contextualizar e trazer consciência de como você pode melhorar a sua micro gestão de tempo apenas tendo visão de como o seu tempo está sendo gasto.

O seu tempo está intimamente ligado a como você lida com as situações de ansiedade. Viver à margem de tarefas urgentes vai te deixar em um cenário de estresse e ansiedade muito grandes.

Bruno Ribeiro – Gerente de Projetos Pl da BRQ

https://brunobr.com.br/

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