O termo Lean é utilizado para se referir a uma filosofia de gestão que foi inspirada pelo Sistema Toyota de produção. Nos últimos anos, diversas organizações recorreram ao modelo para transformar o modo de conduzir seus negócios, melhorar resultados e aproveitar toda a capacidade das suas equipes.
Exatamente por isso é importante que possamos entender melhor quais são os benefícios da gestão Lean e como, afinal, você pode implementar esse modelo na realidade do seu negócio. Então, se quer saber mais sobre isso, continue a leitura!
Qual é a importância da gestão Lean para os negócios?
Não é à toa que a gestão Lean está entre as tendências de business. Apesar de não ser um conceito nem uma metodologia nova, ela é bastante atual. A ideia é justamente ajudar a empresa a focar naquilo que é mais relevante para que ela obtenha os resultados desejados.
Para tanto, o método Lean é baseado em alguns princípios, que são:
- Valor — aquilo que gera valor de acordo com as prioridades do cliente;
- Fluxo de valor — redefinição dos processos, deixando apenas os que agregam valor ao cliente;
- Fluxo contínuo — estabelecimento de um fluxo continuado para os processos que restaram;
- Produção puxada — execução de processos apenas quando o cliente solicita;
- Perfeição (Kaizen) — melhoria contínua em todos os fluxos de valor.
Obviamente, todo esse trabalho gera resultados expressivos e favoráveis ao empreendimento. Veja os principais a seguir!
Torna os processos mais enxutos
O Lean consegue remover tudo aquilo que é dispensável dentro de um processo. Assim, todo o fluxo de torna mais enxuto, mais curto e igualmente mais eficiente. Isso faz com que a empresa concentre recursos financeiros e humanos naquilo que, de fato, proporciona mais vantagens.
Reduz significativamente os gargalos
A gestão Lean também é ótima em evidenciar onde estão ocorrendo as maiores falhas processuais, os gargalos que precisam ser corrigidos, as etapas que não agregam nenhum valor ao produto ou serviço final. Desse modo, sua empresa tem a oportunidade de criar correções pontuais, capazes de qualificar todo um fluxo de processo.
Atribui fluidez ao fluxo de trabalho
Empresas que trabalham de forma truncada frequentemente apresentam processos excessivos. Grande parte deles parcial ou totalmente desnecessários para o resultado final. Logo, quando tudo isso é deixado de lado, as atividades que realmente importam pode ser feitas mais rápido e sem paradas.
Deixa as atividades mais precisas e eficientes
Você já deve ter ouvido, em algum momento, alguma piadinha sobre “reuniões para marcar novas reuniões”, certo? Essa é a exemplificação perfeita de um processo ineficiente, que não agrega valor e ainda toma tempo das pessoas. Com a gestão Lean, você pode pular essas etapas dispensáveis, dedicando seu tempo e seus esforços ao que mais precisa.
Ajuda a construir projetos otimizados
Muitos projetos perdem potência em função de recursos mal aplicados. E se engana quem pensa que isso tem a ver apenas com dinheiro. Os recursos de tempo e humanos são os principais focos de desperdício quando uma empresa mantém um procedimento dispensável. Então, o Lean também ajuda a otimizar os processos e suas etapas.
Promove a satisfação do usuário ou cliente
Por fim, mas não menos importante, quem mais se beneficia disso tudo são os clientes/usuários finais. Eles desfrutam de produtos e serviços de maior qualidade, além de um tempo menor de execução para chegar ao resultado e, frequentemente, custos mais baixos.
Como desenvolver uma gestão Lean na sua empresa?
Se, diante de todas essas vantagens, você ficou interessado em adotar uma governança Lean, é melhor acompanhar de perto as nossas próximas dicas! Aproveite.
1. Determine um local adequado para reuniões
O primeiro passo para o desenvolvimento de uma gestão Lean confiável, apesar de parecer simples, é muito relevante: você precisará determinar um local onde serão realizadas as reuniões dos projetos. Apesar de óbvio, é uma etapa que muitas empresas costumam pular.
Além disso, é fundamental que as pessoas sintam que têm um espaço onde podem discutir ideias e desenhar processos de maneira paralela. Enquanto muitos profissionais têm dificuldade em enxergar uma atividade “de dentro” e “de fora” dela, podem usar esse espaço para olhar os projetos de fora.
2. Monitore todas as etapas e prazos
O monitoramento é uma parte importante do processo porque ajuda a ter uma ideia de onde estão os desperdícios e o quanto a empresa está avançando em relação a eles. É impossível determinar o quanto uma empresa melhorou se ela não sabe dizer com precisão onde estava em determinado momento.
Por isso, é parte crucial de um projeto Lean mapear os processos-chave, as falhas existentes neles, as fontes de desperdício e quanto valor ele atribui. A partir daí, você sempre terá um ponto anterior para comparar e entender se você está ou não avançando, e se está gerando mais ou menos valor para o usuário final.
3. Conheça e domine as ferramentas do Lean
As ferramentas do Lean são importantíssimas para que você tenha mais facilidade ao incorporar a metodologia. Com elas, os resultados se tornarão mais rápidos e talvez até mais satisfatórios. Por isso, vale a pena dedicar um tempo para estudá-las individualmente.
Algumas das principais ferramentas do método Lean incluem:
- 5 Ss (Seiri, Selton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke — separar, organizar, limpar, padronizar e sustentar);
- Kanban;
- Ciclo PDCA;
- Mapa do Fluxo de Valor;
- Fluxograma Vertical;
- Diagramas, em geral;
- Diagrama de espaguete;
- Relatório A3;
- Poka Yoke;
- Gestão visual;
- Gráfico de balanceamento de operadores (GBO).
Se quiser encurtar caminhos e facilitar a sua aprendizagem, recomendamos que você recorra a uma certificação na metodologia Lean. Ela preparará você para trabalhar com as principais ferramentas e instrumentos para uma gestão eficaz nesse modelo.
4. Crie um fluxograma atualizado de trabalho
Um dos melhores recursos disponíveis em uma metodologia enxuta e simplificada é a facilidade com que se consegue acompanhar os fluxos de trabalho. E uma maneira de otimizar isso tudo é recorrendo a um fluxograma atualizado, com todas as etapas dos processos.
Assim, qualquer colaborador consegue compreender sua própria rotina e a dos seus pares, entendendo exatamente como os setores estão interligados. Além disso, sempre que uma falha ou erro ocorrem, todos sabem quem acionar. Aos mais interessados, é possível sugerir melhorias e até a extinção de etapas desnecessárias por quem está todo dia em contato com a atividade.
Criar um fluxograma ajuda a elaborar uma visão ampla sobre o funcionamento da empresa. Isso ajuda a perceber desperdícios e também a aumentar a eficiência de todos os setores, do primeiro ao último processo de um produto ou serviço.
5. Estabeleça quais serão as métricas de desempenho
Você já viu que metas e indicadores são realmente importantes para monitorar o progresso na adoção de qualquer metodologia de trabalho. São eles que ajudam a descrever a condição real de um projeto, comparar suas versões anteriores com a atual e até mesmo proporcionar uma avaliação mais precisa do desempenho geral.
Eles ajudam a estabelecer certo controle sobre todos os processos, o que certamente é muito importante para o gestor como uma ferramenta de apoio à tomada de decisão. Se o gestor percebe que um processo vem apresentando um número elevado de falhas, por exemplo, ele sabe que alguma etapa tem problema e pode ordenar uma investigação mais profunda.
Existem muitos indicadores à disposição para ajudar a identificar esse tipo de situação, como:
- Giro de estoque;
- Produtos produzidos em atraso;
- Fretes extras;
- Paradas nas linhas de produção;
- Lead time de fabricação;
- Índice de entrega ao cliente;
- Entre muitos outros.
6. Construa uma representação visual dos processos
Como o Lean é mais fluído e quase intuitivo, ele também tem muito mais a ver com aquilo que é visual. Por isso, as representações gráficas são tão utilizadas nesse modelo de gestão — elas facilitam a visualização e a compreensão dos processos.
O Kanban é um ótimo exemplo da representação visual dos projetos Lean. Eles mostram exatamente como uma empresa funciona, mas de uma maneira legível para absolutamente qualquer colaborador. Logo, qualquer um que queira sugerir uma melhoria tem uma ideia de como isso vai afetar os demais processos.
7. Identifique o apoiador do seu projeto
Todo projeto tem um apoiador. Pessoas sozinhas não conseguem fazer grande revoluções dentro de um projeto, suas ideias precisam do suporte de outras pessoas que concordem com o ponto de vista, que promovam a sacada.
Nesse caso, os líderes e os gestores são os melhores profissionais de quem você pode buscar suporte. Para tanto, é crucial que você domine aquilo que está tentando mudar, ou seja, comprove “por A mais B” que adotar sua ideia vai ser benéfico para todos.
Com todas estas dicas, fica muito mais simples entender por que o Lean é um método tão valorizado nos empreendimentos, certo? As empresas estão necessitando dessa visão mais ágil, limpa e leve a respeito dos seus processos internos, focando naquilo que realmente é capaz de gerar valor para o negócio.
Agora que você já sabe como desenvolver uma gestão Lean na sua empresa, está na hora de descobrir o Lean Digital Transformation!
