O que é Lean e como aplicar na sua empresa

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Em um mercado que preza cada vez mais por eficiência e objetividade na entrega de produtos e serviços, é natural que empreendedores e profissionais C-level busquem metodologias que evitem desperdícios — de tempo, de recursos e de ideias inovadoras — uma delas é o Lean.

Neste artigo, apresentamos essa metodologia utilizada no mundo inteiro, capaz de fornecer uma base de eficiência para construir um novo modelo de gestão e produtividade.

A busca apenas por soluções que prometem a otimização de processos não é suficiente quando a verdadeira competitividade do futuro está na integração e racionalização de dados, insights e iterações. Você precisa ir além!

Veja o que é Lean, suas vantagens e como colocá-lo em prática para realmente transformar sua gestão em um modelo mais acertado e dinâmico. Boa leitura!

O que é Lean?

A metodologia Lean foi desenvolvida ainda na década de 1970 pela Toyota — tanto que é também conhecida como Sistema Toyota de produção ou Toyotismo.

Ela partiu inicialmente de uma necessidade de criar uma nova filosofia de gestão dentro do negócio que evitasse que o inchaço de estoques, processos, burocracias e camadas de gerenciabilidade que tornassem seu crescimento insustentável.

Como o próprio nome sugere, ser Lean é ter uma empresa enxuta, que precisa de menos para fazer o mesmo trabalho ou até mais.

Sua ideia está diretamente ligada à capacidade de profissionais em focar no core de um negócio e tomar decisões focadas no cliente, sem perder tempo com uma série de estruturas secundárias que não necessariamente trazem resultados práticos.

Mesmo sendo uma proposta que já está chegando aos 50 anos de idade, o Lean demonstra resultados positivos até hoje — talvez mais do que na época em que foi desenvolvido.

Isso porque seus conceitos de integração, otimização e descentralização se encaixam perfeitamente em um contexto de Transformação Digital. A combinação de foco em objetividade e eficiência com a implantação de soluções como SAP consolidaram a metodologia como uma das mais importantes deste século.

Como funciona?

O Lean Manufacturing foi criado ao redor de uma proposta de eliminação de desperdícios que apenas inflam processos, gastos desnecessários e até excesso de pessoal. A ideia é cortar tudo o que não dialoga diretamente com o produto/serviço da empresa, adaptando esses processos a um modelo mais direto e focado no cliente.

Nesse sentido, o sistema Lean propõe cortar os seguintes desperdícios:

  • estoque excessivo;
  • produção excessiva;
  • movimentação desnecessária de materiais, pessoas e dados;
  • conflitos de informação, falhas e retrabalho;
  • tempo de espera e ociosidade produtiva;
  • processamento excessivo; e
  • desperdício de conhecimento entre colaboradores.

O cenário ideal de Lean bem aplicado é uma empresa capaz de produzir, entregar, analisar resultados e ajustar estratégias, tudo isso com o menor tempo, esforço e fricção possível entre as etapas. Dessa forma, o negócio se torna muito mais dinâmico e flexível para se adaptar a novas demandas de mercado.

Quais são as vantagens de aplicar o Lean na empresa?

Apenas ao analisar a proposta do Lean, boa parte de seus benefícios ficam claros. A eliminação de tempo, recursos e trabalho desperdiçado em sua rotina dá mais espaço para renovação de produtos, participação estratégica de colaboradores e modernização geral de seus processos produtivos.

Outro ponto importante é o ganho financeiro. O negócio não apenas reduz custos como tem mais flexibilidade para alocar investimentos em ideias inovadoras, mantendo sua oferta ao público sempre em movimento.

Por fim, podemos falar do próprio trabalho de profissionais C-level dentro de um sistema Lean. Com menos burocracias e retrabalhos no dia a dia, você tem uma visão muito mais objetiva sobre métricas e indicadores de performance, além de um contato mais direto com o seu público.

Isso permite enxergar propostas e oportunidades com mais clareza, além de agir com antecedência e aproveitar novas demandas e nichos antes dos concorrentes. O Lean corta intermediários e agiliza a tomada de decisão, dando uma imagem muito mais inovadora e conectada com o cliente.

Como colocar a metodologia Lean em prática na empresa?

Como citamos, Lean é uma filosofia de negócio. Portanto, apostar em fórmulas prontas ou achar que soluções tecnológicas por si só vão garantir o sucesso é um erro.

Aplicar Lean na sua empresa é uma questão de mudar a cultura de trabalho e ajustar processos para se tornarem o mais eficiente possíveis — e sempre focados no objetivo final que é a melhor entrega ao seu cliente.

infográfico Como colocar a metodologia Lean em prática na empresa?

Veja pontos que precisam ser postos em prática para aproximar sua gestão de uma gestão Lean.

Estudar seu negócio

O primeiro passo para eliminar desperdícios nos pontos que levantamos é identificá-los dentro da rotina da empresa. A transformação começa com um levantamento completo de cadeias de processos, performance de colaboradores, gestão de inventários e contratos.

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O objetivo é encontrar esses desperdícios, desde o microgerenciamento de recursos até os resultados macro de cada departamento. É a partir desse relatório que surge o seu plano de ação.

Definir metas e indicadores

Com as oportunidades de Lean dentro do seu levantamento, é hora de definir metas para enxugar recursos, processos e produção. Você pode segmentá-las em cada área de economia e criar indicadores de performance próprios para acompanhar os resultados.

Capacitar e empoderar os colaboradores

Uma empresa mais enxuta exige eficiência máxima de cada colaborador envolvido nesse esforço. Afinal, é com a interação deles com soluções tecnológicas que se põe em prática novos processos e formas de trabalho.

Então, invista na sua equipe. Forneça capacitação focada em Lean e implemente uma cultura de inovação que a torne permanente.

Incentivar os colaboradores a serem proativos em tomadas de decisão corta ainda mais a burocracia e movimentação de informação desnecessária, fazendo com que ações de mercado se tornem muito mais ágeis dentro da empresa.

Investir em inovação constante

Você pode reforçar ainda mais essa cultura de inovação ao combinar a eficiência do Lean com metodologias ágeis, como Kanban e DevOps.

A ideia é que a empresa que foca em seu produto antes de tudo está sempre oferecendo novidades ao público. Essa busca por iteração se torna um vício positivo dentro da empresa — um incentivo que aumenta a produtividade de todos.

Consolidar um canal direto de comunicação com o cliente

Falamos bastante sobre o foco no cliente como uma diretriz de implementação da filosofia Lean. A empresa precisa otimizar suas atividades ao máximo para que seus esforços estejam sempre ligados ao consumidor.

Isso se reflete também na comunicação. Com o corte de desperdícios, principalmente de camadas de processos, você tem a oportunidade de criar um canal sólido e direto com o público. Esse investimento se torna uma fonte crucial de dados de mercado e permite um ajuste mais fino entre as expectativas do cliente e o que você entrega atualmente.

Investir em tecnologia

A Transformação Digital na empresa está diretamente ligada ao Lean nos dias de hoje. Isso significa que o apoio tecnológico é obrigatório nessa busca.

Ter uma solução de gestão integrada, como um ERP ou um SAP, proporciona inteligência de negócio e centralização de visibilidade e disponibilidade de dados. É com esse tipo de sistema que você consegue implementar de verdade a filosofia, com a participação de todos os colaboradores em um mesmo ambiente virtual.

Como engajar os stakeholders em um processo de implementação Lean?

Quer saber como engajar os stakeholders em um processo de implementação Lean e mantê-los interessados em acompanhar todas as mudanças? Então, fique de olho em como fazer isso!

Identifique os processos-chaves, falhas e desperdícios

A metodologia Lean tem entre seus principais objetivos a redução de desperdícios, eliminando tudo aquilo que compromete a eficiência dos processos. Por isso, é importante iniciar identificando quais são os processos-chave da empresa, suas falhas e seus desperdícios. Assim, você terá mais facilidade em apresentar aos stakeholders os motivos pelos quais a mudança é necessária.

Tenha insights a partir de fontes confiáveis

O próximo passo diz respeito a buscar ideias e sacadas a partir de fontes confiáveis, ou seja, em dados reais e atualizados dos negócios. Isso inclui:

  • os indicadores de produtividade do negócio;
  • o levantamento dos desperdícios;
  • os resultados tidos com benchmarking;
  • os relatórios de custos;
  • os dados de satisfação dos clientes externos e internos;
  • o mapeamento do fluxo de valor;
  • o mapeamento de processos.

A partir disso, ficará mais fácil criar uma espécie de arsenal de ideias que realmente agreguem valor à empresa e aos clientes. E é claro que os stakeholders também se interessarão pelas melhorias.

Identifique o apoiador do seu projeto

Nenhuma empresa consegue implementar mudanças profundas de processos sem contar com alguns apoiadores que facilitem o seu caminho. Por isso, é importante identificar quem são esses stakeholders e como eles podem ajudar. Para tanto, é preciso que você seja capaz de apresentar os benefícios do seu projeto de forma atrativa.

Determine o que é necessário para o projeto

Também é importante definir quais serão as demandas geradas por esse processo de transição. Isso significa que você terá que detalhar prazos, os responsáveis de cada etapa e os recursos necessários. A partir disso, também será necessário determinar as métricas que serão usadas, as projeções de faturamento e o trabalho de gestão das equipes.

Estabeleça quais serão as métricas de desempenho

Para que você consiga manter um stakeholder engajado, é importante que ele consiga acompanhar como um dado projeto está avançando. E não é diferente com a implementação do Lean. Dessa forma, certifique-se de manter dados suficientes para proporcionar comparativos e ainda mostrar como as ações planejadas estão sendo postas em prática.

Construa uma representação visual dos processos

Outra forma interessante de facilitar a compreensão dos stakeholders sobre os avanços da implementação da metodologia Lean é oferecendo uma representação visual das etapas, especialmente para que todos percebam quais são as ações que mais agregam valor ao projeto. Isso também pode ajudar a entender como melhorar o fluxo de trabalho.

Para que os stakeholders se mantenham atentos à implementação da metodologia Lean, é importante falar a mesma linguagem que eles. Todas as melhorias incorporadas na rotina da empresa devem ser facilmente interpretadas por qualquer pessoa que as veja de fora. É assim que esse público vai passar a perceber mais valor nas mudanças que estão sendo incorporadas.

Então, o que é Lean? O sistema não é um framework de gestão, mas uma transformação profunda na maneira como gestores C-level entendem sua cadeia produtiva e administrativa. É a busca por eficiência máxima, com base na tecnologia e em uma cultura de inovação presente em todos os profissionais envolvidos.

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