Toda empresa que se preocupa com a melhoria contínua precisa investir na automação de seus processos. Isso porque vivemos em um mundo onde quem não traz a inovação para seus negócios acaba ficando para trás.
Quando falamos em automação nos dias de hoje, é impossível não a associarmos com ferramentas e soluções digitais. Com a rápida evolução das tecnologias, as empresas estão automatizando um número cada vez maior de processos, inclusive simultaneamente. O conceito que engloba toda a jornada de automação digital de uma empresa é chamado de Intelligent Business Automation (IBA).
A inteligência de negócios é baseada, inegavelmente, na utilização de dados sobre o mercado, clientes e processos internos. Para processar, analisar e aplicar adequadamente esse capital tão importante em um mundo cada vez mais digital, é necessário conhecer e implementar ferramentas e tecnologias de automação ao negócio.
As vantagens da IBA para as empresas são muitas e concretas, e é por isso que hoje vamos destrinchar esse assunto!
O que é Intelligent Business Automation?
Intelligent Business Automation é um termo utilizado para se referir à gestão holística de processos que integram tarefas, sistemas, usuários e robôs para otimizar as atividades da empresa. Também conhecida como Intelligent Process Automation (IPA), está intimamente ligada à automação de processos e à Inteligência Artificial (AI) e tem como principal missão utilizar diferentes tecnologias para integrar e automatizar os processos da companhia.
A IBA está baseada em quatro pilares:
- Gestão de Processos e Negócios — É preciso coordenar pessoas, sistemas e dados, garantindo que a infraestrutura operacional funcione bem;
- Automação Robótica de Processos — É imprescindível usar a tecnologia para diminuir a intervenção humana, especialmente em tarefas repetitivas;
- Inteligência Artificial — É importante usar conceitos como o Machine Learning, Deep Learning, Processamento de Linguagem Natural e Big Data para simular o raciocínio humano;
- Integrações — A conexão entre os sistemas também é crucial para a precisão dos dados e informações utilizadas.
No Brasil, o cenário da automação, de forma geral, ainda está começando. Por isso, é importante saber que nem sempre esses pilares exigem a implementação de softwares extremamente complicados.
Para que serve a Intelligent Business Automation?
A Automação Inteligente de Negócios tem como principal objetivo melhorar a experiência de clientes e dos funcionários. Consequentemente, contribuindo para um ganho significativo de produtividade, desempenho e resultados.
É importante mencionar que a IBA também tem um papel relevante na redução de custos. Já em um primeiro momento, ela impacta diretamente na incidência de erros e falhas processuais, além de contribuir para uma empresa mais digitalizada, com menos utilização de recursos.
Como gera economia de tempo, acaba dispensando a necessidade de mão de obra para alguns processos e promove o melhor aproveitamento dos recursos humanos. A estratégia do negócio se qualifica, as tomadas de decisões se tornam mais precisas e as equipes podem trabalhar de forma criativa.
Podemos dizer que entre as aplicações da IBA, estão:
- a orquestração entre pessoas e robôs, com soluções cooperativas;
- a liberação dos funcionários das tarefas repetitivas;
- a garantia de uma governança mais assertiva sobre as atividades realizadas;
- o aumento da visibilidade sobre a jornada dos processos e dos clientes, de ponta a ponta;
- o ganho de agilidade e velocidade, tanto na execução quanto na mudança de processos;
- o efetivo gerenciamento de crises a partir de dados reais e atualizados;
- a ampliação da segurança do processo e dos trabalhadores; e
- a possibilidade de monitoramento remoto.
Como a Intelligent Business Automation é aplicada na empresa?
1 – Identifique quais processos podem ser automatizados
A maioria dos processos dentro de uma companhia, independentemente da área, pode ser otimizada com a automação. Tão importante como fazer o levantamento é priorizar quais deles possuem maior relevância para a estratégia de negócio.
2 – Estabeleça indicadores de sucesso
Prazos, desempenho, riscos, produtividade, retorno do investimento, ganhos financeiros. O que se busca com a automatização de determinados processos? É imprescindível definir os objetivos com base em indicadores estratégicos, a fim de avaliar o desempenho do negócio a partir da implementação de ferramentas de automação de processos.
3 – Avalie as mudanças que serão causadas pela automação
Antes mesmo de executar o plano de implementação, é necessário considerar quais serão seus impactos no dia a dia das equipes e até mesmo na cultura da companhia. É comum mudanças serem recebidas com certa resistência. Por esse motivo, é interessante deixar os funcionários a par do que vai acontecer, esclarecendo sobre os benefícios trazidos pela IBA.
4 – Escolha a(s) melhore(s) ferramenta(s)
Mais do que buscar tecnologias inovadoras, é fundamental identificar quais delas serão as mais adequadas às necessidades e demandas do seu negócio. Também leve em consideração fatores como reputação do fabricante, em quais companhias são utilizadas, disponibilidade de fornecedores, custos com manutenção etc. Outro fator fundamental a ser considerado é se a implantação será realizada pelo fornecedor ou se é necessário contar com a ajuda de uma empresa especializada em transformação digital, como a BRQ.
5 – Meça os resultados
É fundamental assegurar a melhoria contínua de cada processo, monitorando os avanços da companhia depois da automatização. Avalie constantemente o que foi otimizado e o que pode ser melhorado, com base nos indicadores definidos na fase de planejamento.
A automação permite às pessoas dedicarem seu tempo apenas para a resolução dos casos mais críticos e potencialmente caros. Isso reduz a sobrecarga de trabalho, diminui os custos com pessoal e ainda por cima aumenta a qualidade do trabalho entregue.
Quais são os impactos da IBA na organização?
Uma automação básica de processos pode ajudar a mitigar erros, reduzir caminhos e diminuir o tempo de realização de um trabalho. Ela tem um impacto significativo nos custos da empresa com o trabalho repetitivo, por exemplo. Se uma empresa precisa de um número elevado de funcionários para realizar a análise de contratos, por exemplo, a IBA pode ser usada para agilizar o processo. Ela identifica e aprova (ou reprova) automaticamente cada documento de acordo com as informações contidas nele.
Com Intelligent Business Automation, porém, os usuários trabalham não apenas a velocidade da execução das tarefas. Apesar de os processos orientados por IA terem a incrível capacidade de digitalizar, de forma automática, milhões de documentos em poucos segundos, eles também estão prontos para processar até mesmo tarefas mais complexas, como:
- revisões de contratos legais;
- análises de sinistros;
- gerenciamento de fraudes; e
- decisões de tratamentos médicos.
Isso ajuda a acurar as decisões, aumentando a competitividade da empresa, permitindo a personalização da experiência dos clientes, aperfeiçoando as análises preditivas e melhorando a previsão de mercado.
Não se esqueça de que tanto a automação dos processos de um negócio quanto a automação robótica dependem do uso de dados de alta qualidade sobre a empresa. A precisão das decisões tomadas está intimamente relacionada com os insights que esses inputs proporcionam.
Muito provavelmente você já tenha a maior parte dos dados necessários à sua disposição, apenas não os utiliza como poderia. Talvez, eles até estejam guardados em gavetas, armários, caixas e outros meios físicos dentro da sua estrutura organizacional.
O que você precisa, a partir daqui, é começar a considerar esse investimento para a sua empresa e experimentar todas as vantagens que você conferiu ao longo deste material. Talvez seja a hora de encontrar um negócio parceiro, que dê suporte a todos os desafios na sua transformação digital.
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