Você sabe o que é Sistema SAP? Essa é uma solução ERP que pode fazer toda a diferença em sua empresa. Em especial, por acumular uma série de vantagens e recursos essenciais para trazer mais organização e qualidade aos serviços oferecidos, além de permitir que a empresa tenha uma visão completa de seu negócio.
De fato, alguns empreendedores ponderam o uso de ferramentas do tipo porque é preciso um investimento significativo. Entretanto, a implementação não é complicada como parece e a plataforma é intuitiva e simples na prática.
Com o treinamento certo, é possível preparar bem a equipe para garantir a usabilidade da solução. Ou seja, mesmo que exija um investimento, há possibilidades concretas de que ele resulte em um excelente retorno, na medida que passa a fazer parte da gestão empresarial.
Daí a importância de desmitificar o assunto e explicar exatamente como o Sistema SAP funciona. Se você quer se aprofundar, continue a leitura e saiba mais!
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O que é Sistema SAP e como funciona?
A sigla SAP deriva de uma expressão alemã, Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung. Em português, ela pode ser traduzida para “Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados”.
O recurso é uma ferramenta de gestão empresarial do tipo ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado), que é desenvolvida sob medida conforme as necessidades de uma empresa. Ele serve para integrar todos os diferentes processos da organização, além de automatizar determinadas tarefas.
O SAP se adequa a diversas indústrias e áreas de atuação tanto no setor público quanto no setor privado, em empresas:
- agrícolas;
- de petróleo e gás;
- metalúrgicas;
- farmacêuticas;
- de construção;
- de consultoria e software;
- hospitalares;
- de produtos químicos, entre outras.
O Sistema SAP é constituído por camadas de front-end, application e database. A primeira é responsável por passar todas as informações para os colaboradores na tela. A segunda tem como objetivo processar operações e a terceira armazena todos os dados e operações processadas.
Dessa maneira, o SAP consegue integrar toda a empresa e oferecer informações instantâneas provenientes de uma única fonte. Todos os setores conseguem acessar o sistema de maneira personalizada e com uma visão extensa de como anda o negócio.
Vale lembrar que o Sistema SAP é extremamente simples. Não é necessário muito conhecimento técnico para conseguir manejá-lo. Além disso, ele é bastante flexível e adaptável ao contexto e à realidade da empresa.
Apesar de precisar de atualizações constantes, porque é um sistema em contínua evolução, os custos para manutenção não são caros. Portanto, depois da aquisição inicial, que é mais alta, não exige maiores investimentos.
Como implementar o Sistema SAP?
Como todo software, implementar o Sistema SAP requer planejamento. É fundamental considerar todas as necessidades da empresa para definir quais módulos serão acrescentados.
Uma equipe formada por profissionais que dominem os processos da organização será de suma importância para alinhar essas informações. A partir disso, os profissionais de TI poderão fazer a implantação do sistema.
É claro que o processo pode variar de acordo com a empresa. Com o sistema em atividade, o setor de TI também deve ficar responsável por possíveis manutenções, atualizações e suporte aos colaboradores que precisem.
Além disso, quando se trata de colaboradores, um treinamento precisará ser repassado para que todos entendam como o SAP funciona. Essa é uma forma de fazer com que todos se familiarizem com o sistema, mas também evitará erros durante as operações. Outras práticas que costumam facilitar a implementação são:
- verificar prazos e setores que serão afetados pelo processo;
- revisar as políticas de segurança da empresa;
- determinar regras de controle junto aos colaboradores;
- definir métricas de performance para acompanhar a evolução do uso da ferramenta;
- realizar testes de compatibilidade para reduzir problemas de performance.
Pode ser que alguns desafios surjam ao longo dessa implementação. Por exemplo, talvez a equipe se mostre um pouco resistente à tecnologia, mas é algo que tende a melhorar com o tempo, especialmente, quando os colaboradores percebem as vantagens do sistema na prática.
Contudo, para bons resultados, a equipe precisa entender de verdade sobre o negócio. Assim, será preciso bastante planejamento para uma boa adaptação. Passada essa parte, e com a percepção da melhoria nos processos empresariais, não há dúvida de que todos os desafios de implementação serão vencidos.
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Quais são seus principais módulos?
Agora que você sabe o que é Sistema SAP e como implementá-lo, é hora de conhecer seus principais módulos. Eles se dividem de acordo com os recursos que a empresa precisa ter na plataforma para desenvolver suas atividades. Veja só!
Financial Accounting (FI)
Com o módulo Financial Accounting, é possível rastrear todos os dados financeiros da organização. A partir disso, controlar e integrar todos eles para que as tomadas de decisões se tornem mais eficientes e estratégicas.
O SAP FI conta com inúmeras funções. Por exemplo, criar estruturas organizacionais, configurar a contabilidade financeira globalmente, listar contas a pagar e a receber, e muito mais.
Controlling (CO)
O módulo Controlling, por sua vez, é destinado a monitorar e otimizar todos os processos da empresa. Ele permite uma análise completa e real de números, e ainda realiza comparações com o que foi previamente planejado para o negócio.
Para atingir esse objetivo, o SAP CO apresenta uma série de funcionalidades. Contabiliza classes e reúne centros de custos, faz a contabilidade com base em atividades, ajuda no controle de custos de um produto, elabora gráficos de rentabilidade, avalia lucros e prejuízos individuais e conjuntos, entre outras.
Production Planning (PP)
No módulo Production Planning, fica mais fácil planejar e gerenciar todas as etapas de produção. Ele é essencial para as vendas, pois contribui para o planejamento e demais operações.
Ainda serve planejar recursos de distribuição, necessidades de materiais, custos e outros. Sua integração é de menor complexidade, o que torna seu uso mais favorável.
Logistics Execution (LE)
Como o próprio nome em inglês sugere, o módulo Logistics Execution oferece todas as funções necessárias para mapear a logística da empresa. Está voltado para vários processos complexos de recebimento e saída de mercadorias.
Precisa se integrar com os módulos PP, SD e MM (Administração de Materiais). A execução logística abrange, ainda, os setores de gestão de armazém, expedição e transporte da empresa.
Sales and Distribution (SD)
O módulo Sales and Distribution é considerado como um dos mais importantes do SAP. Por esse motivo, tem também certa complexidade na integração.
O SAP SD é o que dá suporte para as atividades de vendas e distribuição de uma empresa, além de acompanhar toda a jornada do cliente, desde o momento do pedido até a entrega ao consumidor final.
Esse módulo também monitora inúmeras atividades, como consultas de itens, cotações, gestão de pedidos, precificação, programação das entregas, saída de mercadorias, cobrança e mais. Para funcionar bem, ele depende de outros módulos, como FI, CO, PP e LE.
Materials Management (MM)
O módulo MM se volta para a gestão de todos os materiais que são necessários para o funcionamento da empresa. Ele é essencial a todos os outros módulos SAP e é bastante completo.
Inclui as fases de administração relacionadas a materiais, como planejamento, compras, dados de fornecedores, prazos e recebimento de mercadorias, gestão de estoque, registro de notas fiscais, entre outras.
Quality Management (QM)
Toda companhia precisa ter uma gestão de qualidade, e essa é a missão do módulo QM. Ele se volta para todos os processos que inspecionam a qualidade, da matéria-prima até o momento de pós-produção.
É um dos módulos mais bem estruturados de todo o SAP. Por esse motivo, é uma ferramenta funcional de gerenciamento de processos, totalmente estratégica e que permite maior velocidade para os negócios.
Human Capital Management (HCM)
O SAP apresenta, por fim, o módulo HCM, que atende especificamente ao departamento de Recursos Humanos. Nele, são inseridas todas as informações a respeito dos colaboradores da empresa que dependem de atividades administrativas do RH.
Abrange contratação de funcionários, promoções, folha de pagamento e banco de horas. Para completar, ainda é possível adicionar e acompanhar todo o fluxo de tarefas de um colaborador individualmente e seu desempenho dentro da equipe.
Quais são as vantagens do Sistema SAP e como ele melhora a realidade corporativa?
Afinal, quais são as reais vantagens do Sistema SAP e como ele melhora, de verdade, a realidade corporativa? A seguir, confira os benefícios mais importantes, em detalhes.
Agilidade
Hoje, as demandas surgem rapidamente e a necessidade de que elas sejam executadas nesse mesmo ritmo é constante. O Sistema SAP é um excelente aliado, tanto por proporcionar uma ótima experiência de uso, quanto por automatizar as atividades.
O programa tem funcionalidades ágeis, como a realização de buscas, o que ajuda a executar tarefas mais rapidamente sem atrasos, gargalos e falta de dados. Como outras tarefas são automatizadas, a produtividade dos colaboradores aumenta e o negócio se torna mais bem estruturado.
Redução de custos
Muita gente pensa que o investimento em uma solução SAP é alto. No entanto, em pouco tempo, ele compensará bastante financeiramente, e ainda permitirá que seu negócio continue em pleno funcionamento.
Como muitas atividades são automatizadas, gastos específicos poderão ser revistos e até mesmo eliminados da rotina da empresa. O saldo mensal, então, passa a ser muito mais positivo, e haverá chances mínimas de que você opere no vermelho.
Melhoria da comunicação
Boa parte dos problemas de uma empresa costumam resultar da falta de comunicação entre departamentos. Por isso, é essencial investir em formas de unir as equipes. Novas tecnologias de trabalho, como é o caso do SAP, são ideais para isso.
Com a implementação da solução, é possível eliminar muitos impasses cotidianos. Afinal, o sistema atua para integrar as informações, para que todos os colaboradores tenham acesso ao que é feito e ninguém deixe de cumprir suas atividades por não saber que eram necessárias.
Maior escalabilidade
O Sistema SAP ainda é facilmente escalável. Sendo assim, é possível e prático adicionar mais funcionalidades na ferramenta, conforme as necessidades da empresa.
Se um novo departamento for criado, por exemplo, pode-se integrá-lo ao sistema. Além disso, essa é uma excelente maneira de acompanhar o crescimento e o desenvolvimento do negócio, para averiguar oportunidades e garantir mais sucesso em seus processos.
Aumento de competitividade
O mercado está cada vez mais competitivo. É indispensável pensar de maneira estratégica para conquistar um posicionamento forte em meio à concorrência, e o SAP pode ajudar.
Com processos que fluem corretamente, você pode desviar a atenção para outros pontos que precisam de ajustes e investimento. Assim, manter tudo alinhado para atuar com mais qualidade e oferecer diferenciais ao cliente.
Controle de dados
Muitas empresas têm dificuldades em controlar seus dados. Isso porque nem todas as informações devem ser disponibilizadas aos diferentes setores da organização.
O SAP permite que você programe quais informações serão acessadas por cada setor, uma vez que o sistema é acessado por login e senha. Assim, cada equipe pode usar apenas os dados que lhe dizem respeito e o sigilo da empresa é mantido em segurança.
Inteligência estratégica
A inteligência estratégica abrange a coleta e a análise de informações da empresa, que podem ser comparadas com outros dados referentes à concorrência. Com esse relatório em mãos, fica mais fácil desenvolver táticas que aprimorem o funcionamento da organização.
No Sistema SAP, é possível coletar esses dados internamente. Mais tarde, a eles podem ser utilizados para implementar um software de inteligência competitiva na empresa.
Caso isso ainda não seja possível, ainda assim, poderão ser analisados por uma equipe responsável para traçar estratégias e definir caminhos para que a empresa continue a crescer e possa oferecer novos produtos e serviços a seu público.
Desafios na Implementação do SAP
Implementar o sistema SAP pode ser uma tarefa complexa e desafiadora, especialmente para empresas que estão adotando a solução pela primeira vez. Um dos principais desafios é a complexidade do sistema, que exige uma compreensão profunda dos processos empresariais para configurar corretamente os módulos. Além disso, o custo elevado da implementação, incluindo licenças, customizações e treinamento, pode ser um obstáculo significativo.
Outro desafio comum é a resistência à mudança por parte dos funcionários, que podem demorar a se adaptar aos novos processos e ferramentas. Para superar esses desafios, é essencial contar com uma consultoria especializada que possa guiar a empresa durante o processo, além de investir em um planejamento detalhado e em programas de treinamento eficazes para garantir que a transição seja o mais suave possível.
Infográfico – O que é sistema SAP e como funciona?
E então, gostou de saber mais sobre o que é o Sistema SAP? Como você pode ver, essa solução tem o poder de transformar o dia a dia empresarial e fazer com que o seu negócio ganhe mais impulso no mercado, por meio de diferenciais e vantagens únicas que se refletem desde a produção, até a entrega ao cliente.
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