Automatização de processos: 6 soluções para aumentar a produtividade

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O mercado está cada vez mais ágil. Isso graças à tecnologia, que inseriu novas ferramentas no nosso dia a dia, tornando-nos mais eficientes, ágeis e aptos a responder às mudanças de cenário. Nesse contexto, é fundamental que as empresas estejam preparadas para recorrer à automatização de processos para melhorar o seu fluxo interno de trabalho.

Pensando nisso, reunimos uma série de informações relevantes sobre a automatização de processos, os meios pelas quais ela pode ser aplicada e, é claro, as vantagens que proporciona. Então, se você quer saber mais sobre o assunto, é melhor ficar de olho!

O que é a automatização de processos?

A automatização de processos é o modo usado pelas empresas para otimizar o seu fluxo de trabalho. Ela proporciona a redução de custos, aproveita melhor o tempo, inibe desperdícios e contribui para a produtividade dos negócios. Mas é claro que, para isso, é importante aderir a ferramentas tecnológicas eficientes.

Essa automatização também está intimamente ligada à capacidade da empresa acelerar a sua Transformação Digital. Isso porque, para tornar os processos automáticos, é fundamental que eles estejam em formato digital.

A partir disso, são criadas regras de processamento e decisões que vão ocorrer sem que qualquer pessoa precise interferir no processo. Assim, os profissionais podem dedicar sua atenção e esforços para as partes mais estratégicas da gestão.

Algumas das atividades que podem ser automatizadas incluem:

  • o recebimento e o pagamento de contas;
  • a conciliação bancária das empresas;
  • a análise do fluxo de caixa;
  • a entrada das notas fiscais de fornecedores;
  • a criação de solicitações e pedidos internos;
  • a baixa de produtos do estoque;
  • a transferência de produtos entre duas unidades;
  • o contato com os clientes etc.

Em um contexto em que o fluxo de informações é realmente intenso e as demandas são crescentes, essa é uma solução crucial para manter a empresa produtiva. Dessa maneira, a automatização beneficia tanto os colaboradores operacionais de um empreendimento quanto seus líderes, gestores e diretores.

Nesse cenário, a integração entre sistemas, a Inteligência Artificial e os dispositivos eletrônicos fazem com que os profissionais tenham a oportunidade de usar informações atualizadas, confiáveis e integradas, o tempo todo. Isso melhora a qualidade da gestão do negócio em muitos fatores, como você verá mais adiante.

Quais são as soluções de automatização de processos para aumentar a produtividade?

Agora chegou a hora de conhecer algumas soluções de automatização de processos que são cruciais para aumentar a produtividade em uma empresa. Vamos conferir?

1. Trabalhe a mobilidade

A primeira dica é trabalhar a mobilidade das equipes. Durante muito tempo, os gestores levaram em consideração o tempo em que seus colaboradores passavam dentro da empresa. Hoje sabemos que isso é um equívoco.

Não se trata do intervalo de tempo em que você ocupa sua mesa de trabalho, mas, sim, do seu desempenho enquanto se dedica às suas atividades. Justamente por isso que soluções como o home office e o Anywhere Office têm ganhado tanto espaço.

É claro que, para colocar isso em prática de forma eficiente, a empresa precisa investir em uma infraestrutura. Ela deve incluir sistemas integrados, bons dispositivos tecnológicos e apoio financeiro para os colaboradores, algo que possa equivaler ao vale-transporte ou vale-alimentação que eles usariam para trabalhar no escritório da empresa, por exemplo.

2. Utilize a computação em nuvem

O próximo passo para tornar os times mais produtivos com a automatização de processos é investir em um bom recurso de computação em nuvem e talvez até redirecionar essa demanda para fora da empresa, em servidores de terceiros. Dessa forma, todos os colaboradores terão acesso aos dados que precisam, de qualquer lugar.

Além disso, a Cloud Computing é muito mais segura. Com ela, a empresa se protege contra ataques físicos que podem colocar a perder o seu banco de dados, por exemplo. Então, essa é uma ótima maneira de prevenir esse tipo de problema.

3. Recorra à digitalização

Como você viu, é impossível pensar em automatização de processos sem considerar sua digitalização. A automação depende de dados e esses dados precisam estar em formato virtual para que possam ser processados pelas máquinas.

Essa é a principal receita para migrar dos processos manuais para os automatizados. Então, além de incorporar um ótimo ERP, ainda é fundamental configurar a ferramenta para que ela ajude a aproveitar a automatização.

4. Alcance mais clientes com a automação de marketing

O marketing também é uma parte importante dentro da automatização de processos. Hoje, essa é a forma como as empresas se comunicam com o mundo externo, mostram o seu valor e criam relacionamentos. Para tanto, precisam ser efetivas.

Porém, para conquistar a consistência necessária para se manter interessante, é fundamental contar com uma ferramenta que torne o processo mais simples, como a automatização. Já pensou se toda vez que você tivesse que enviar e-mails para os seus clientes fosse necessário selecionar um a um?

A verdade é que até as suas postagens de mídia social podem ser automatizadas. Basta que você dedique um dia da semana para programar todos os conteúdos e deixar que a ferramenta de agendamento cuide do restante.

5. Garanta um processo de vendas que vá além do tradicional

Você já deve ter ouvido falar que as empresas não vendem mais produtos ou serviços, certo? Elas vendem experiências. Então, chega de se agarrar a um método defasado para conquistar o seu público — é preciso transpor o tradicional.

Desde os atendimentos automatizados no site da empresa até a opção de interagir com uma secretária eletrônica pode ajudar a triar o público e criar fluxos mais eficientes de processos. Além disso, quanto mais ágil você conseguir ser ao resolver o problema de um consumidor, mais satisfeito ele ficará e maiores serão suas chances de conquistar um relacionamento com ele.

6. Adquira uma assinatura eletrônica

Outro aspecto fundamental para conseguir a automatização de processos de forma segura e eficiente é ter uma assinatura eletrônica. Ela vai facilitar muito os fluxos de trabalho, sem abrir mão da segurança na hora de executar negócios.

Seu valor legal é idêntico ao de uma assinatura manuscrita e, assim, fica muito mais simples fechar negociações a distância. Assim, você pode alcançar uma parcela significativamente maior de clientes, investidores, fornecedores e parceiros, mesmo que eles morem em outros locais.

Quais são as vantagens da automatização de processos?

Então, agora que você já está mais por dentro do assunto, que tal entender melhor sobre as vantagens e benefícios que a automatização de processos gera? Fique de olho!

Facilita o acesso à informação

A automatização de processos facilita o acesso a diferentes informações da empresa. Afinal, ela reúne todos os dados de interesse do negócio em um só lugar. E em um contexto onde os dados são gerados o tempo todo, isso é algo muito valioso.

Então, em outras palavras, todos os setores de uma mesma empresa podem trabalhar em cima de dados atualizados e informações consistentes, agilizando processos e aumentando a sua eficácia. O que também facilita que alguns softwares cumpram com as tarefas mais simples de forma rápida e automática.

Reduz os custos do negócio

Toda empresa quer reduzir seus custos, não é mesmo? E, para isso, a automatização pode ser uma ótima aliada. Junto com a Inteligência Artificial, ela é capaz de gerar relatórios precisos sobre quais são os aspectos do empreendimento que mais merecem atenção em termos de gastos.

Assim, você pode analisá-los de perto e decidir quais cortes serão necessários ou que estratégias podem ser usadas para otimizar a situação. Além disso, um software pensado para executar determinada tarefa não comete erros, ele faz aquilo para o que foi programado. Então, você pode esquecer os desperdícios desnecessários por erros e retrabalhos.

Possibilita uma gestão segura e eficaz

Você ainda tem a opção de automatizar o cálculo de indicadores de desempenho, que podem mostrar sempre que algum parâmetro a respeito do negócio sair dos limites esperados. Com isso, serão gerados relatórios constantes para informar o status da empresa sobre as suas metas e até mesmo sobre eventuais sugestões de ajustes.

Com dados mais claros, atualizados e precisos, fica muito mais fácil do gestor tomar as decisões certas e administrar melhor os recursos que têm à sua disposição. Além, é claro, dele ter em mãos uma ótima ferramenta para comprovar e justificar suas escolhas.

Otimiza o tempo

Os processos lentos e burocráticos são um problema na sua empresa? E se você pudesse instalar alguns softwares que cuidassem da parte maçante e cansativa para você, enquanto se concentra na parte estratégica da coisa?

Nem sempre uma atividade que vem sendo realizada por um ser humano precisa continuar sendo feita assim. Na verdade, tarefas repetitivas e mecânicas se tornam muito mais eficientes e ágeis quando automatizadas. Dessa forma, você reduz os erros e os retrabalhos provenientes deles.

Vamos a um exemplo? Ninguém precisa tomar o tempo de um profissional talentoso pedindo que ele trabalhe na geração de um relatório completo e bastante visual, quando, na verdade, basta dar alguns comandos para que um programa de computador entregue o resultado em alguns segundos.

Aumenta a produtividade

Quando você leva menos tempo para cumprir com as suas atividades e diminui os riscos de erro e retrabalho naquilo que faz, consegue se tornar mais produtivo. Falando em outras palavras, é possível que você e toda a sua equipe aproveitem melhor o seu tempo depois da automatização de processos.

Assim, vocês podem se dedicar a outros desafios, como propor melhorias ou elaborar um novo projeto que possa contribuir para o crescimento da empresa. Além disso, existem muitas tarefas que não podem ser realizadas pela tecnologia, como as visitas aos clientes, negociações importantes e participações em eventos. Você pode se encarregar delas enquanto as máquinas fazem o resto.

Então, lembre-se de que mesmo os profissionais mais experientes da sua equipe poderiam levar mais tempo para executar uma tarefa do que, provavelmente, um software o faria. E, convenhamos, que esse recurso humano seria muito melhor utilizado em uma função tática ou estratégica, certo?

Integração dos setores

Outro benefício interessante de ser mencionado é a possibilidade que a automatização de processos cria para integrar os setores. Por meio do uso de sistemas integrados e de ferramentas de comunicação eficiente, todos os departamentos podem trabalhar em cima de uma informação confiável e atualizada.

Quando o compartilhamento de dados precisa ser realizado de forma manual, por exemplo, é muito mais difícil fazer isso com rapidez. Sem contar que existem muitos riscos inerentes à troca de informações.

Permite a padronização das tarefas

A automatização de processos também permite que todas as tarefas sejam executadas de maneira padronizada, imparcial e precisa. Isso porque as ações são programadas com regras específicas, que são executadas à risca pelos algoritmos.

Isso inibe a incidência de discrepâncias em relação à execução de tarefas, diminui as falhas e ainda garante entregas melhores. Invariavelmente, o fator humano sempre vai depender de variáveis como o estado de energia e ânimo de uma pessoa. Com as máquinas, esse problema não existe.

Transparência nas negociações

Além de todos os benefícios que você acabou de conferir, a automatização de processos também facilita na hora de aumentar a transparência das negociações. Isso porque ela contribui para a fiscalização de órgãos oficiais e ainda aumenta o acesso dos clientes à realidade da sua empresa.

Com ela, você registra todas as principais transações da sua empresa, sejam elas financeiras, de segurança, estratégicas ou de qualidade, por exemplo. Assim, sempre que for questionado de alguma maneira sobre esses fatores, terá um maior controle sobre o histórico de execução das atividades. E todos saberão quais foram as medidas que o negócio adotou na resolução de eventuais problemas.

Como você deve saber, não existe uma única empresa que não precise reduzir seus custos, melhorar a sua produtividade e obter mais eficiência operacional. Por isso, a automatização de processos é uma medida tão relevante dentro do universo corporativo.

Sua implementação depende de uma série de fatores, mas pode começar com as dicas que você acabou de conferir. Então, se julgar necessário, revisite todos os tópicos e anote aquilo que foi mais relevante ou fez mais sentido para você e para o seu negócio. E, para ampliar seus conhecimentos sobre o assunto, confira esse artigo sobre automação inteligente de negócios. Boa leitura!

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