Confira passo a passo para automatizar o negócio com sucesso!

Automatizar o negócio é uma necessidade para as empresas que desejam se manter competitivas. Não à toa, uma pesquisa da Salesforce, com 600 CIOs e outros tomadores de decisão em TI, demonstrou que 91% deles percebem o aumento de demanda nesse sentido. Por se tratar de uma mudança que afeta a organização por completo, colocá-la em prática envolve diversas ações e investimentos.

Entretanto, considerando que atribui vantagem competitiva ao empreendimento e melhora seus resultados, gerando tanto satisfação ao público quanto qualidade na produção, realizá-la vale a pena.

Veja, a seguir, os principais passos para isso!

1. Entenda seu negócio

Automatizar o negócio não é uma transformação que pode ser feita apenas adotando uma solução tecnológica qualquer. Não só por cada empresa ser diferente, como também, devido à diversidade de opções disponíveis no mercado. Ainda, a maneira como isso é incorporado também impacta o retorno que oferece.

Assim, entender o próprio empreendimento é o primeiro passo para tomar decisões acertadas sobre quais meios e modos devem ser usados, direcionando o investimento ao que realmente agrega valor para maximizar os resultados a partir disso.

A fim de atingir esse objetivo, é imprescindível mapear todos os processos corporativos, construindo um desenho do fluxo operacional. Afinal, essa ação permite:

• identificar gargalos;
• verificar a existência de tarefas repetidas ou desnecessárias;
• conhecer as áreas mais dependentes de atividades manuais.

2. Tenha um planejamento bem estruturado

Após compreender como sua empresa funciona na prática, chegou a hora de planejar a forma de automatizar seu negócio. Para que esse plano seja bem estruturado, ele deve abranger desde os recursos necessários até os fatores intangíveis que influenciam os seus resultados.

Por exemplo, para que o empreendimento possa atuar no modelo Business Agility, além de automatização, uma mudança de mindset é fundamental. Assim, é preciso considerar a cultura empresarial ainda nessa etapa.

Além disso, é essencial ter clareza sobre quais são os pontos de atenção dentro desse processo de transformação digital, diante da realidade da organização. Até porque esses elementos demandam tempo e atenção maiores.

3. Saiba quais setores priorizar

Como não é viável fazer essa transição completa de uma vez só, para automatizar o negócio, é necessário estabelecer prioridades. Mais que isso, a ordem com que setores ou processos serão automatizados também se reflete tanto na eficiência dessa transformação quanto nos resultados decorrentes dela.

Na hora de criar o cronograma de implementação, leve em conta alguns critérios para definir o que é mais urgente, como:

• relevância para o produto ou serviço final;
• demanda por otimizações;
• maiores gaps — tarefas repetitivas, gargalos, ações desnecessárias etc.;
• desempenho e capacidade de agregar valor.

4. Estude as ferramentas necessárias

Você já percebeu o quanto automação e IA estão ligadas? Afinal, a Inteligência Artificial é um meio de controlar várias atividades ao mesmo tempo, sem depender de nenhuma ação humana. Mas será que seus benefícios são ideais para sua empresa?

Reflexões como essa se tornaram importantes na hora de automatizar um negócio. Dificilmente é possível encontrar uma única ferramenta completamente compatível para realizar essa transformação.

Desse modo, pesquisar e estudar o que está disponível é fundamental para tomar decisões acertadas sobre isso. Para começar, busque saber mais acerca das tecnologias necessárias, como:

• ERP ou Enterprise Resource Planning;
• CRM ou Customer Relationship Management;
• BPM ou Business Process Management Systems;
• RPA ou Robot Process Automation;
• plataformas de integração;
• chatbots;
• cobots.

5. Opte por soluções adequadas à realidade do negócio

Nos primórdios da digitalização do ambiente corporativo, os softwares eram padronizados e havia opções limitadas deles no mercado. Atualmente, esse tipo de solução se apresenta em diversos formatos: programas, sistemas completos, modulares, em nuvem, bots etc.

Portanto, as empresas podem escolher e devem fazer isso de acordo com a sua realidade, para que as tecnologias agreguem aos resultados. Nesse sentido, o profundo entendimento de como funciona o empreendimento que foi coletado serve de base.

Na prática, para automatizar um negócio é preciso considerar:

• dinâmica de trabalho entre as etapas dos fluxos e os colaboradores;
• objetivos organizacionais;
• capacidade da equipe de utilizar a ferramenta e a usabilidade dela;
• custos de implementação e manutenção.

6. Prepare e capacite a equipe

Como visto, a equipe é um fator de extrema relevância para o sucesso da automatização de uma empresa. Afinal, são os funcionários que trabalham em estreita colaboração com a tecnologia nesse cenário.

Entretanto, esse nível de digitalização exige mudanças na rotina que, muitas vezes, sofrem alguma resistência. Por isso, preparar o time é fundamental, evitando problemas no andamento das operações.

Outro ponto de atenção é que o processo de adaptação deve ser realizado por meio de capacitações práticas, para que as atividades sejam feitas da maneira correta. Por fim, de reuniões nas quais tanto motivos quanto ganhos relativos às alterações possam ser analisados, a fim de engajar os trabalhadores.

7. Utilize indicadores para o acompanhamento

Ao automatizar um negócio, duas etapas estão envolvidas: implementação e manutenção. Em ambas, o acompanhamento via indicadores permite:

• identificar dificuldades;
• antecipar problemas futuros;
• perceber oportunidades de melhoria.

A própria digitalização facilita tal monitoramento, uma vez que todos os processos são completamente registrados. Além disso, a escolha das métricas é outro fator que auxilia nesse contexto.

Por exemplo, quando se trata de desempenho, é preciso mensurar tempo para a realização, volume e qualidade das entregas, fazendo um controle tanto da eficiência quanto da eficácia. Afinal, erros geram retrabalho, que reduz a produtividade.

8. Adote um sistema de gestão

Por fim, a adoção de um sistema de gestão, que organize e integre as demais soluções ou processos, possibilita que os gestores obtenham uma visão completa do empreendimento. A partir disso, surgem vantagens, incluindo:

• maior aproveitamento de oportunidades;
• redução de erros e retrabalhos;
• facilidade e rapidez para antecipar falhas;
• aumento da qualidade e da produtividade;
• diminuição dos custos operacionais.

Automatizar o negócio é uma decisão em prol de obter melhores resultados corporativos. Só para se ter uma ideia, com isso, a produção cresce e a empresa se torna economicamente sustentável. Ou seja, trata-se de uma escolha capaz de fazer a organização se manter competitiva no mercado.

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