RPA robotic process automation: o guia do conceito à aplicação

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Uma tecnologia que livra colaboradores talentosos de assumir tarefas repetitivas, sem erros e sem retrabalho. Uma solução que atua no envio e recebimento de e-mails. Uma ferramenta que extrai informações de outros sistemas e abastece o sistema interno. O RPA é tudo isso e muito mais.

O RPA, Robotic Process Automation, é uma tecnologia de automação que pode ser implementada em qualquer área ou vertical de negócio. Afinal, toda empresa tem uma carga de trabalho manual que recai nas costas de alguns funcionários e que não agregam valor a eles. Neste post, falaremos mais sobre a ferramenta e onde ela tem sido implementada. Boa leitura!

Como funciona o RPA?

Comecemos pela sigla RPA: Robotic Process Automation, ou automação robótica de processos. Como o próprio nome indica, trata-se de uma solução tecnológica dedicada a automatizar processos, o que elimina a necessidade de realizar tarefas repetitivas e permite aos profissionais focar nas atividades-fim do negócio.

Na prática, a automação promovida por um sistema de RPA é realizada por um software — e, como estamos falando de um processo robótico, também podemos dizer que um robô se encarrega das atividades. Ele realiza as tarefas digitais para as quais foi programado e pode até mesmo integrar com outras ferramentas.

Um exemplo prático da aplicação de RPA é um software que capture os documentos fiscais de determinada empresa, gerados pela Secretaria da Fazenda, e importe-os de forma automática para um ERP, um programa de gestão integrada.

Esse é apenas um exemplo que mostra o potencial da ferramenta, uma vez que ela é capaz de automatizar processos corporativos de qualquer setor. Assim, a contratante conseguirá processar transações, manipular e armazenar dados, comunicar-se com outros sistemas ou até mesmo disparar mensagens por e-mail.

Nesse sentido, o RPA pode ser acionado tanto no envio de um e-mail simples de agradecimento aos compradores de uma mercadoria ou até mesmo ser empregado em tarefas mais complexas, como a implementação de bots para automatizar tarefas em um sistema complexo, como é o caso dos CRMs.

O que é importante entender é que a adoção de uma solução RPA marca definitivamente a entrada de qualquer negócio na maturidade digital e na aposta de novas tecnologias. Junto com outras ferramentas, como a Inteligência Artificial e o Machine Learning, a empresa consegue resultados mais expressivos.

De acordo com um estudo feito pela Grand View Research, uma companhia global dedicada à análise de mercados, a expectativa é que até 2030 sejam empregados 31 bilhões de dólares na automação robótica de processos.

A consultoria ainda mostra que o mercado de RPA atingiu 1,9 bilhão de dólares em 2021. Um dos fatores que explicam esse crescimento é a pandemia global da COVID-19, que exigiu medidas de distanciamento social e, consequentemente, um maior investimento em trabalho remoto e em inovação e tecnologia.

Contudo, a pandemia não é o único fator que explica o aumento da automação robótica de processos, uma vez que a tecnologia ainda supre uma necessidade global: a busca pela redução de custos operacionais, o retrabalho e a correção dos erros causados por falha humana.

Quais os tipos de softwares envolvidos nessa construção?

O RPA funciona por meio de softwares ou robôs (bots) configurados por códigos e algoritmos, sequências lógicas de informação. A partir daí, eles executam funções e atividades pré-programadas, de acordo com as necessidades da empresa contratante.

Na prática, o RPA executa os comandos na superfície mais próxima ao usuário final. Isso é feito com precisão total, sem taxas de erros e de uma maneira 100% automatizada. A intervenção humana pode nem ser necessária, uma vez que a entrada de dados para a realização das tarefas é feita pelo próprio robô.

O objetivo dessa configuração é tornar a execução das atividades o mais otimizada e independente possível. Desse modo, o RPA cuida de todo o processo manual, realizando aquilo que foi programado para fazer, enquanto os colaboradores podem se ocupar de outras coisas.

O RPA é altamente escalável e também se diferencia da automação convencional. Nesse sentido, o RPA é totalmente autônomo em sua operação, enquanto o método mais tradicional de automatizar tarefas precisa de intervenção humana.

Assim, podemos dizer que o RPA é mais flexível e se encaixa melhor em diferentes negócios, já que a capacidade de adaptação é maior. A intervenção humana só é necessária para lidar com decisões inesperadas, que interrompam o fluxo correto de trabalho.

Um exemplo da aplicação de RPA: pensemos em um colaborador que precisa trabalhar diariamente com planilhas de Excel. Ele abre um arquivo, preenche um campo e passa para a próxima linha. Depois, ele precisa preencher novamente informações em uma nova linha e salvar.

Por essa descrição, dá para perceber que esse é um trabalho repetitivo, que pode ser automatizado sem prejuízo para a execução final. Atividades que envolvam ler e gravar campos de planilha, copiar e colar, clicar em botões e links, preencher informações: todas essas tarefas podem ser entregues ao RPA.

Assim, os robôs aprendem a executar essas atividades e o fazem sem erro humano, o que garante a redução de retrabalho. É como se a empresa contratante ganhasse um novo colaborador, que trabalha de forma autônoma e libera outros integrantes da equipe para atividades mais desafiadoras.

Quais são as principais aplicações em um negócio?

O RPA se encaixa em qualquer área, desde instituições financeiras até o setor de contas a pagar. Nesse sentido, ele tem sido implementado com sucesso nas seguintes áreas;

  • atendimento;
  • RH;
  • acompanhamento de tarefas;
  • geração de relatórios;
  • contabilidade;
  • logística;
  • entre outras.

Ele se destaca principalmente em setores mais ligados à administração de documentos, com rotinas extremamente repetitivas. Assim, podemos destacar alguns trabalhos que os robôs reproduzem com perfeição:

  • geração de relatórios;
  • atividades de tesouraria;
  • contas a pagar e a receber;
  • setores que trabalham com a criação de ordens;
  • cadastramento em bancos de dados;
  • atividades envolvendo a leitura de nota fiscal e de boletos.

Todos esses campos são fortes candidatos a receber o RPA e manter a excelência do trabalho. É fato que o investimento nesses sistemas tem um futuro bastante promissor no Brasil, por exemplo, uma vez que tem chamado a atenção dos CEOs e líderes de negócios.

Isso se explica pela adaptação dos robôs em quaisquer verticais empresariais e também pela habilidade de executar múltiplas ações ao mesmo tempo, de forma diversa. Eles também têm sido implementados em integração com os sistemas de gestão de relacionamento com os clientes, os chamados CRMs.

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Como esses sistemas são utilizados em diversas empresas, de variados segmentos, a integração com o RPA é capaz de otimizar os resultados e garantir maior lucratividade. O motivo que explica a boa conexão entre os robôs e os CRMs é que os processos de comunicação e integração de dados das empresas são repletos de tarefas repetitivas e em massa.

Versatilidade

Outro fator a se destacar é a versatilidade do RPA. Esse sistema não apenas preenche campos e autoriza tarefas simples, mas também é capaz de realizar um amplo leque de ações. Entre elas estão:

  • envio de notificações;
  • cobrança de consumidores;
  • processamento de pedidos;
  • monitoramento de atividades digitais;
  • cálculos financeiros complexos;
  • gerenciamento e atualização do banco de currículos;
  • atualização dos perfis internos de clientes e colaboradores;
  • registro, modificação, validação e análise de informações;
  • exclusão de contas fraudulentas dos sistemas e plataformas da empresa.

Um dos grandes diferenciais do RPA é a possibilidade de oferecer uma tecnologia que é versátil o suficiente para ser adotada por qualquer empresa, independentemente do seu segmento. Por meio dele, uma instituição bancária pode realizar a abertura e o encerramento de contas, assim como pedidos de cotação e propostas.

Uma empresa que queira reforçar o seu departamento de tecnologia pode implementar o RPA para realizar testes e monitorar processos de TI. O setor de faturamento pode utilizar a ferramenta para prover serviços automatizados aos clientes.

no varejo, há uma série de atividades que podem ser automatizadas, que envolvem desde planejamento de lojas, gestão de inventários e abastecimento, assim como análise de negócios e vendas. O RPA está presente até mesmo na análise do comportamento e na fidelização dos consumidores de um negócio.

Quais são os benefícios do RPA?

O primeiro benefício do RPA, como vimos anteriormente, consiste na transferência de trabalhos repetitivos para os robôs. Assim, os colaboradores conseguem se concentrar nas atividades mais ligadas ao core business da empresa, além de projetos dedicados a fomentar uma cultura de inovação.

Isso é importante não somente para conseguir bons resultados e lucratividade, mas também para reter talentos e manter um alto nível de satisfação entre o quadro de funcionários. Afinal, as pessoas se sentirão desmotivadas se houver uma grande carga de trabalho manual e repetitivo.

Assim, o RPA assume toda essa carga de trabalho essencial, mas pouco estimulante, o que libera os colaboradores para utilizar o talento e a criatividade de modo a diferenciar a empresa no mercado, em relação aos seus consumidores.

Como se não bastasse, o RPA apresenta uma alta velocidade na execução das atividades, que não pode ser replicada por humanos. Como todo sistema computacional, ele está menos sujeito a falhas por não estar sujeito a distrações no ambiente de trabalho ou interrupções.

O RPA garante um sistema que trabalhe 24 horas por dia e 7 horas por semana, caso seja necessário. Sua empresa precisa virar a madrugada com um determinado trabalho automatizado? Os robôs são perfeitamente equipados para alcançar esse objetivo.

Nesse contexto, a empresa também obtém redução de custos. Afinal, pensemos nos gastos que toda essa hora extra exigiria em relação à empresa, para custear as horas trabalhadas pelas pessoas. Com o RPA, isso não ocorre.

Escalabilidade

Outro ganho importante da implementação do RPA é a escalabilidade. Caso o volume de trabalho repetitivo na empresa seja grande, é possível acionar mais robôs. Já no cenário em que há uma queda de atividade, a empresa também consegue “desligar” os sistemas trabalhando em paralelo.

Essas opções mostram que o gerenciamento se torna mais eficiente, uma vez que é bem mais fácil acessar ou desligar os bots do que contratar e dispensar pessoas em uma equipe — o que gera gastos extras com admissões, demissões, treinamento e outras questões.

Otimização dos processos

Em todo contexto de automatização, a empresa contratante de uma solução de RPA obtém melhoria de resultados nos processos e ciclos de vida mais curtos nos projetos.

A automatização promovida pelo RPA também é mais rápida em relação a sistemas que assumem todo o processo do zero, que são mais caros e demandam um esforço organizacional muito grande.

O RPA tem otimizado processos em praticamente todas os setores de negócio. Ele está presente em bancos, mas também em seguradoras, empresas de serviços públicos e de telecomunicações. Por se tratar de um software potente, o RPA implementa e faz o gerenciamento de robôs capazes de desencadear respostas e efetuar ações.

Racionalização de fluxos de trabalho

A racionalização, no contexto corporativo, é a capacidade de cortar desperdícios e simplificar processos, de modo a alcançar a máxima eficiência sem gastos supérfluos. É isso que a empresa que aposta no RPA obtém dos robôs.

Profissionais talentosos e que não estejam sendo utilizados em tarefas desafiadoras, que tornem a empresa uma referência no mercado, estão sendo desperdiçados. Para combater isso, nada melhor do que racionalizar os fluxos de trabalho para aproveitar as suas habilidades e aumentar a produtividade geral.

O RPA garante um maior dinamismo na rotina das empresas. Isso garante a aceleração do processo de transformação digital pelo qual ela passa, além de promover um maior retorno sobre o investimento (ROI) para diversos segmentos.

A empresa que aposta na tecnologia e na integração de ferramentas obtém um controle total do negócio e se torna mais analítica. Ela consegue monitorar as atividades com precisão e reduzir a burocracia no cotidiano. Tudo por meio de robôs pré-programados, dedicados a otimizar processos e contribuir para a melhoria na jornada digital.

Essa racionalização também é repassada para o cliente final. Um exemplo é a implementação do RPA nos chatbots: essa automatização faz com que a intervenção humana seja cada vez mais reduzida, o que garante mais agilidade e comodidade ao consumidor na hora de tirar suas dúvidas.

Como vimos no artigo, o RPA é muito mais do que uma simples ferramenta de automatização de processos. As empresas que se interessem pelo corte de desperdícios operacionais devem buscar parceiros para implementar a solução em sua rotina de trabalho.

A versatilidade do RPA, Robotic Process Automation, prova que essa tecnologia se encaixa em qualquer setor, ajudando as empresas a cortar recursos, estimular seus colaboradores e, consequentemente, obter mais inovação e produtividade em suas verticais de negócio.

Gostou do artigo e quer conhecer outras formas de modernizar o negócio? Então, entenda a importância e como deixar a sua empresa mais analítica!

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