Como empresa de telefonia automatizou 90% dos processos de recolhimento de ICMS

transformação digital e intelligent business automation
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Um grande player do mercado de telefonia já vivencia a Transformação Digital há muito tempo. Com a consolidação do e-commerce e a digitalização da rotina de consumo, a logística ganhou um papel central nos negócios. 

Apesar de não ser uma novidade, foi com a pandemia de Covid-19 que as ferramentas digitais se mostraram as melhores saídas para manter a eficiência das operações logísticas num cenário de adversidades.

Essa empresa sabe que seus clientes do e-commerce buscam qualidade e velocidade e entre os principais desafios está mitigar por completo quaisquer problemas que resultem em atrasos nas entregas. Em meio às inovações para o setor, destacamos o uso da Intelligent Business Automation para otimizar a logística e reduzir custos.

O que acha, então, de saber como a cliente da BRQ, com o seu suporte, melhorou a eficiência das entregas com um novo produto totalmente personalizado para gestão do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços)? Continue a leitura deste artigo e conheça um pouco mais sobre essa parceria de sucesso. Confira!

O desafio da empresa

Para entender melhor o desafio, é preciso lembrar que quando um produto é transportado via terrestre de um estado para o outro é preciso fazer o recolhimento de uma taxa chamada ICMS – Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, o principal tributo incidente nas operações logísticas das empresas brasileiras.

O problema, porém, é a burocracia do processo, que exige muito tempo para a emissão da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos), exemplo de guia utilizada para recolhimento dos débitos relacionados ao ICMS. Quanto mais tempo se gasta nesse processo, mais demorada será a viagem do caminhão, que fica parado com a mercadoria.

A logística da companhia, portanto, precisava implementar melhorias em seu processo financeiro para automatizar o pagamentos dos tributos e assim diminuir ainda mais o prazo de entrega. Para Vinícius Mendes, consultorespecialista na BRQ, o maior desafio era eliminar ao máximo todo o trabalho manual e burocrático. “Chegamos a contabilizar a emissão de 200 guias em apenas um dia”.

Além de não ter mais produtos parados na barreira fiscal, a automatização contribuiria também para reduzir riscos, especialmente associados a erros humanos e falhas de análise contábil, como erros de cálculo, incidência de custos adicionais, eventuais penalidades aplicadas pela fiscalização e até a devolução das mercadorias.

A solução criada

Para resolver o problema, a BRQ aplicou dois conceitos fundamentais: Transformação Digital e Intelligent Business Automation. A cliente precisava de uma solução que possibilitasse a robotização do recolhimento de ICMS, garantia da atualização da legislação fiscal, geração de evidências legais e restituição de ICMS-ST (Substituição Tributária de ICMS). Assim, segundo Vinícius, foi criado o ICMS Assist.

“Recomendamos a implantação da automação com robôs, o RPA (Robotic Process Automation ou Automação de Processos Robóticos). Criamos um sistema que consegue recolher todas as notas fiscais emitidas ao longo de um dia. O robô extrai os dados necessários para fazer os cálculos de tributação, realiza as contas, identifica as características do processo e emite a guia para o recolhimento do ICMS”.

Em resumo, todo o trabalhoso processo manual passa a ser executado por um robô, automatizando toda a jornada, ou seja, utilizando uma abordagem Customer Centric para entregar exatamente o que o cliente precisa.

“O robô preenche todas as informações, gera uma guia em formato de PDF e armazena em um diretório para organizar todos esses documentos. Depois do pagamento das guias, o robô concilia os impostos retidos de pagamentos com os boletos. Pega todas as informações, faz a conciliação dos documentos, coloca tudo em um único arquivo e salva em um diretório para a gestão desses tributos”.

A solução também ajuda a solucionar outra dor da empresa: a restituição de impostos. Como a carga muitas vezes passa por um mesmo estado, a empresa tem direito a recuperar uma parte do valor que foi pago. O problema é que o cálculo é um tanto quanto complexo e trabalhoso. Vinicius lembra que a solução também consegue ajudar nessa etapa.

“Criamos uma automação com RPA para fazer buscas diretamente no ERP da cliente, conferindo todas as informações, fazendo cálculos e, assim, solicitando os valores certos de restituição. No final do processo, o robô gera uma planilha completa com todos os dados, o que facilita também o processo de auditoria para comprovar ao fiscal que a empresa tem direito ao valor solicitado”.

O processo de criação da solução

Mas, para que a solução fosse criada, foi preciso muito trabalho e dedicação da equipe da BRQ. Para Renato Kleiman, Gerente de Operações da BRQ, o grande diferencial do projeto foi o uso da metodologia Lean Inception, um conceito utilizado para alinhar diferentes áreas de um negócio para tornar o processo mais eficiente no momento de criação do MVP (Produto Mínimo Viável).

“Para chegar nessa solução completa, utilizamos a metodologia de Lean Inception, dividindo a criação do produto em pequenas etapas, quebrando as entregas para aumentar o valor de cada uma delas. Para isso, fizemos um trabalho de mapeamento da cadeia de valor da nossa cliente para, depois, partir para o processo de automação. Por conta disso, conseguimos antecipar o ROI (Retorno sobre Investimento) do projeto”.

Os resultados do projeto

Todo o processo, porém, gerou resultados significativos para a empresa de telefonia. Ao todo, foi possível automatizar 90% dos processos da área em questão, o que significou uma redução de 60% no número de caminhões parados em barreiras estaduais por conta de falhas no recolhimento de ICMS. Renato ainda lembra que os ganhos financeiros foram bastante significativos.

“Na parte logística, a cliente da BRQ ganhou tempo, tornando toda a cadeia mais rápida, especialmente na liberação de cargas. Mas também teve o ganho financeiro, com a capacidade de restituir e comprovar o direito de receber os impostos. Caso os fiscais questionem a restituição, a empresa consegue comprovar tudo. Outro problema que foi reduzido é a questão das multas por atraso ou erro humano, reduzindo de forma considerável esse número”.

No total, a companhia conseguiu atingir uma economia de aproximadamente R$ 20 milhões apenas em impostos restituídos no primeiro ano de utilização do ICMS Assist. Isso representa uma economia de mais de 40 mil horas por ano de trabalhos burocráticos e repetitivos, reduzindo em 80% o tempo gasto apenas para o pagamento desses impostos.

A partir da Transformação Digital e da Intelligent Business Automation, a BRQ conseguiu ajudar sua cliente a solucionar um problema contábil e de logística, gerando resultados significativos após a implantação do produto final. Agora, com uma maior maturidade digital dentro da empresa, seu time pode focar em atividades mais estratégicas em suas rotinas de trabalho.

Como sua empresa pode acessar melhorias como essa?

Esse case de sucesso comprova a competência da BRQ em transformar negócios e agregar ainda mais valor ao cliente por meio da Transformação Digital. Essa história também pode ser sua!

Há quase 30 anos no mercado, a BRQ Digital Solutions se consolidou como uma das maiores empresas de tecnologia do país promovendo uma jornada de Transformação Digital para grandes marcas de diferentes segmentos em busca de inovação.

Essa diversidade de atuação traz uma visão mais consistente dos desafios de negócio e se traduz numa plataforma de serviços end-to-end, capaz de atuar nos diferentes estágios da jornada digital.

Com parceiros estratégicos, tanto fabricantes internacionais de soluções quanto startups de soluções B2B investidas pela própria BRQ, a empresa impulsiona a inovação, maximiza a produtividade e agiliza a entrega de valor para a melhor experiência do cliente.

Agora que você já conheceu um pouco mais sobre a BRQ, o que acha de dar o próximo passo para acelerar a transformação da sua empresa? Entre em contato conosco, acesse nossas soluções e contribua para o desenvolvimento do seu negócio. Estamos aguardando!

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