Conheça 5 métricas para gestão ágil de projetos

gestão ágil de projetos
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Na gestão ágil de projetos, métricas e indicadores são fundamentais para uma visão clara da performance e do engajamento dos times. Sem medir, somos incapazes de comparar os resultados futuros com os atuais, não sendo possível saber se estamos de fato melhorando ou apenas mudando por mudar.

Muitas métricas e KPIs que já existem em uma empresa com cultura Data-Driven podem ser adaptados para o contexto Agile. Mas, neste artigo, selecionamos 5 métricas para a gestão ágil de projetos. Confira!

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1. Sprint Burndown

Quais são as características de uma gestão ágil de projetos?

Uma das principais características relacionadas à gestão ágil de projetos é que ela simplifica os fluxos de trabalho. Não há como ser rápido e eficiente ao mesmo tempo se você não conseguir eliminar aquilo que é trivial e focar apenas no básico, mas que funciona.

É claro que, até chegar a isso é preciso controlar muitas variáveis, entender os custos dos processos, o tempo que levam para serem executados e assim por diante. Mas todos esses cuidados demonstram o quanto o seu projeto está focado no cliente. Além disso, existem outras características muito importantes. Vamos conhecê-las melhor?

Desenvolvimento incremental

Se você pensa em realizar uma grande e complexa entrega, as chances de falhar são realmente grandes. Porque tudo o que é difícil tem o potente efeito de nos desencorajar. Acontece que a ideia da gestão ágil de projetos é justamente não dar tempo para que você se apavore com o tamanho do que está prestes a enfrentar. Em vez disso, você se mantém ocupado com as pequenas coisas que levarão até isso.

Dessa forma, você e sua equipe trabalham focadas em desenvolver entregas parciais excelentes! Sim, você leu certo: entregas parciais. Seguidas de seus complementos e incrementos, afinal, esse é o segredo do sucesso dos métodos ágeis.

Seu cliente quer resultado e você quer satisfazer o seu cliente. Então, em vez de prometer mundos e fundos para um único prazo e correr o risco de ter que atropelar tudo para entregá-lo, por que não fazer entregas menores, mas nas quais você possa se debruçar, trabalhar tranquilamente e realmente dar o seu melhor?

Basicamente, trata-se de começar e terminar uma coisa. Então, você a entrega, o cliente avalia e pede ajustes ou aprova. Aí, sim, você pode trabalhar nas melhorias ou seguir adiante. Com isso, diminuímos o número de atividades paralelas e aproveitamos melhor o tempo.

Cooperação entre equipe e cliente

Todo projeto existe para satisfazer a um público. A diferença dos projetos ágeis é que eles incluem o cliente em todas as etapas, permitindo que ele interfira caso algo não esteja de acordo para que as melhorias e ajustes possam ser rapidamente incorporados.

Assim, ninguém precisa perder tempo transitando etapas de um projeto de um lado para outro porque ele não satisfez o usuário. Às vezes, é impossível ter um representante do seu cliente acompanhando tudo. Mas é importante que ao final de cada etapa essa avaliação possa ser feita.

Pense nos métodos ágeis como uma forma de trabalhar leve e intuitivamente. Nesse cenário, é importante que todos os stakeholders estejam inclusos nas mudanças de percurso, que possam fazer suas próprias ponderações e, principalmente, que contribuam construtivamente com o projeto.

Então, se você não consegue levar esse tipo de comportamento para dentro do seu projeto, provavelmente, é porque ele não se caracteriza como ágil. A gestão ágil de projetos envolve todo mundo de maneira cooperativa em todas as etapas de desenvolvimento.

Processos mais simples

O Princípio de Pareto que diz que, em geral, 80% dos resultados que você obtém na sua vida são fruto de apenas 20% dos seus esforços, porém, bem aplicados. Isso significa que você está desperdiçando cerca de 80% do seu tempo com tarefas irrelevantes.

Para combater esse tipo de mal, a gestão ágil de projetos tenta tornar as atividades menos maçantes e, de certa forma, tão simples quanto possível. O mesmo vale para o produto final e para a sua usabilidade. Se a solução que você está criando não é simples, provavelmente, ela nem será tão útil.

Então, antes que você comece a complicar a vida de toda a sua equipe achando que isso é o que vai trazer resultado, pense justamente no processo inverso. Toda atividade é composta de um trabalho básico, mas que funciona. É sobre ele que deve estar a sua atenção.

E seus impactos quando aliada a soluções tecnológicas?

A gestão ágil de projetos tem um grande potencial de impactar os resultados de um empreendimento, principalmente quando ela está aliada à tecnologia. Além de beneficiar a empresa, internamente, ela costuma satisfazer mais os clientes, que conseguem acompanhar os projetos de perto.

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Aumento do controle e da qualidade

Em projetos tradicionais, existe um problema a ser resolvido: os líderes têm uma visão mais abrangente da execução de um projeto, que acaba apresentando apenas os seus resultados iniciais e finais. Vista de fora, ela não serve para informar detalhadamente o que pode ter dado errado ou o que poderia ser melhorado em meio ao percurso.

Na gestão ágil de projetos, por sua vez, é possível criar essa proximidade com cada etapa, já que todos os esforços das equipes estarão direcionados para uma tarefa de cada vez. Desse modo, quando acontece uma falha, a equipe tem a oportunidade de corrigi-la e, sempre que conclui uma entrega ótima, o grupo pode seguir para a próxima fase.

Diminuição dos riscos

Qualquer projeto precisa assumir a probabilidade de as coisas não saírem conforme o planejado. Isso é admitir que as empresas atuam em cenários dinâmicos e incontroláveis. No entanto, a única maneira de responder a isso com efetividade é aumentando a flexibilidade da gestão de projetos, permitindo que ele se adapte a qualquer mudança que surgir no caminho.

Assim, se um cliente mudar de ideia no meio da execução de um determinado projeto, a equipe tem uma maior facilidade em ajustar as velas. O transtorno, certamente, seria maior se o cliente só fosse consultado ao final, na data de entrega.

Ampliação da satisfação do cliente

Quando uma equipe consegue trabalhar de forma ágil, ela não satisfaz apenas à si mesma, mas também ao cliente. Isso porque, com entregas mais constantes, ele tem a oportunidade de acompanhar o andamento do projeto, fazer sugestões e pedir eventuais alterações.

Dessa maneira, com uma comunicação eficiente, todas as necessidades e desejos do usuário podem ser atendidas. Com isso, o produto final acaba tendo um maior valor agregado, afinal, atende com maestria ao que o contratante espera.

Que métricas auxiliam uma gestão ágil de projetos?

Agora, sim, chegou a hora de conhecer as métricas que você deve acompanhar de perto para fazer uma gestão ágil de projetos. Não perca nenhum detalhe!

1. Sprint Burndown

O Sprint Burndown é amplamente aplicado em squads que utilizam o Scrum em todo o mundo. O Burndown é um gráfico de linhas que começa com a soma de todas as tarefas planejadas para uma iteração, ou sprint. Todos os dias, os times atualizam esse gráfico com o que foi executado, o que faz com que a linha a cada dia se aproxime mais do 0 no eixo horizontal.

Quando a linha finalmente chega lá, em teoria, todo o trabalho planejado está finalizado. Se isso acontecer no fim da interação, o planejamento foi ideal. Se acontece antes ou não acontece, pode ser interessante ajustar expectativas.

Existem algumas formas de construir o gráfico do Sprint Burndown. Se o time utiliza algum sistema de pontuação ou precificação de tarefas, o valor total normalmente será a soma desses pontos. Outras equipes preferem apenas somar a quantidade bruta de tarefas. Considerar o tempo estimado em horas e minutos das tarefas no gráfico não é recomendado.

Como cada equipe normalmente tem um tipo diferente de pontuação de tarefas, ainda que usem um mesmo sistema, o gráfico de Burndown não é uma ferramenta útil para comparar a performance de times diferentes, mas pode ser interessante para comparar uma mesma equipe em momentos distintos.

Isso quer dizer que podemos pegar o Burndown de algumas sprints para trás e comparar com um mais recente para avaliar os efeitos de uma mudança de horário de trabalho, adição de um novo membro na equipe e outros ajustes gerenciais.

Além de estar no grupo das métricas de avaliação, o Burndown é uma métrica de transparência no decorrer de uma sprint. Com as atualizações diárias, é possível verificar se o ritmo de execução está otimizado e acompanhar de forma visual a realização do trabalho, o que é também motivador para todos.

2. Tempo de bloqueio por história

Para que o time entregue o máximo de performance ao longo de cada sprint, precisamos garantir que cada pessoa tenha plenas condições de executar o seu trabalho o tempo todo, ou seja, que não esteja “bloqueada” por qualquer razão que seja.

No Scrum, o responsável por “abrir caminho” entre os obstáculos que a equipe enfrenta é o Scrum Master. Todos os dias, na reunião diária, ele conversa com os membros do time para detectar empecilhos que possam prejudicar suas entregas e depois trabalha para tirar esses bloqueios do caminho.

O tempo de bloqueio por história é o período que cada obstáculo leva para ser removido. Um tempo o mais baixo possível é ideal, mas, caso o valor da métrica seja alto, muito provavelmente a organização não proporciona autonomia para que o Scrum Master trabalhe na remoção de obstáculos — o que é comum em estruturas organizacionais mais antigas.

3. Métricas de saúde, engajamento e felicidade do time

O cofundador do Scrum, Jeff Sutherland, sugere que uma métrica de felicidade pode ser importante para garantir o engajamento dos times e, com isso, uma performance superior no trabalho. Outros especialistas preferem criar métricas de “saúde” das equipes. No geral, o importante não é o nome dado a esse tipo de métrica, mas a sua existência e acompanhamento.

Em todo framework ágil existem mecanismos de melhoria contínua, como a Retrospectiva do Scrum. A ideia desse tipo de ferramenta é assegurar que tanto o processo como as pessoas envolvidas estejam em evolução sempre, encontrando formas melhores de entregar valor e otimizar o trabalho.

Mas, para que a melhoria contínua seja possível, é importante que exista o envolvimento do time. Qualquer alteração de humor ou disposição pode se tornar um problema maior se não foi detectado precocemente e ajustado. Para dar visão ao Scrum Master ou qualquer que seja o profissional guardião dos processos e pessoas, é interessante elaborar uma métrica de felicidade ou saúde do time.

Uma sugestão é adaptar uma versão do conhecido Net Promoter Score (NPS). Crie entre 4 e 6 perguntas como “Você acredita que o time está entrosado?” ou “Você confia nas decisões do Product Owner?” e peça que cada um responda com notas entre 1 e 10. Dependendo do tipo de pergunta, pode ser interessante permitir que as respostas sejam anônimas, para que ninguém tenha medo de represálias.

4. Falhas por Release

Especialmente na área de software, é comum que cada entrega seja acompanhada por um número de bugs ou falhas de qualquer tipo, incluindo aqueles que não cumprem com todos padrões de qualidade estabelecidos.

Mas, diferentemente do trabalho rotineiro de uma fábrica, em que existem etapas de qualidade que filtram os produtos que não atendem a requisitos de aceitação, em um projeto as falhas são ainda mais perigosas e podem comprometer significativamente o produto como um todo. Por isso, é muito importante mensurar e acompanhar erros de forma consistente.

A métrica de Falhas por Release é tão simples como o nome sugere: contar quantas falhas foram detectadas em um release disponibilizado pelo time. Um release pode ser o resultado de uma única sprint, ou, mais usualmente, uma combinação de mais de uma delas.

5. Lead Time

A gestão ágil de projetos é sempre orientada pela geração de valor. Mais do que entregar com velocidade, o objetivo é que a cada iteração ou incremento do projeto o máximo de valor seja entregue.

Mas é natural que em muitas empresas seja desejável medir a velocidade de entrega dos times, especialmente quando utilizamos um framework ágil não exatamente para um projeto futuro, mas para incrementos em sistemas e processos que já estão rodando e fazem parte do cotidiano dos clientes.

Em linhas gerais, o Lead Time pode ser definido como o tempo que leva a entrega de algo a partir do momento em que o time se compromete com a demanda. Quando um colaborador liga para o setor de TI e pede uma reposição da sua estação de trabalho, o Lead Time é calculado como todo o tempo até que o solicitante tenha sua nova máquina em mãos.

Mais do que trabalhar com estimativas, é interessante medir o Lead Time para conhecer o tempo de resposta dos times de projetos e saber como seria possível diminui-lo.

Na gestão ágil de projetos, essas métricas podem ser muito importantes. Afinal, ao utilizar dados para enxergar melhor, os tomadores de decisão da empresa podem fazer escolhas mais acertadas. E, como foi dito, não é preciso se limitar a essas 5 métricas: muitas outras também podem ser aplicadas no ambiente ágil.

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