Todo negócio trabalha com um objetivo simples e comum: obter lucro. Para isso ser possível, no entanto, mais do que apenas aumentar o faturamento é preciso adotar estratégias de redução de custos nas empresas.
Mas é claro que isso não é tão simples assim, já que o corte de custos sem orientação pode gerar mais malefícios do que vantagens. Então, para entender melhor essa dinâmica e conseguir diferenciar o que realmente pode ser tirado do jogo e o que precisa ser mantido, nada melhor do que contar com recursos inteligentes e tecnológicos para analisar cenários e tomar as melhores decisões.
A tecnologia é reconhecidamente uma das maiores responsáveis por aumentar a eficiência nas empresas, o que faz com que elas trabalhem melhor e de forma mais enxuta. Mas, você sabe como usá-la para reduzir os custos certos e na medida ideal? Se não, está na hora de se aprofundar um pouco mais nesse assunto. Venha com a gente e aproveite!
Por que a Transformação Digital ajuda a otimizar processos na empresa?
A Transformação Digital nas empresas vai muito além de digitalizar processos. Significa adotar novas tecnologias, novas estratégias de negócios e transformar a cultura da organização. Ou seja, trata-se de todo um conjunto de mudanças focado em trazer mais eficiência e que atenda às necessidades dos clientes na era digital.
Ao usar ferramentas e recursos digitais como Inteligência Artificial, Advanced Analytics e automação, por exemplo, as empresas otimizam seus processos, simplificando-os. Como consequência, conseguem reduzir custos e melhorar a sua produtividade, agregando mais valor às suas ofertas e ganhando vantagem competitiva.
Ela afeta o empreendimento de muitas maneiras:
- contribui para o descarte dos sistemas ineficazes e que já não atendem às demandas da empresa;
- possibilita a automatização de atividades repetitivas, aumentando sua qualidade de execução;
- cria a possibilidade de terceirizar os serviços de TI para equipes especializadas;
- facilita o acesso a todas as informações da empresa por qualquer usuário, de qualquer lugar;
- incorpora softwares de gestão que tornam as decisões estratégicas mais inteligentes;
- permite a integração de sistemas, diminuindo discrepâncias e criando uniformidade nas informações.
Como a Transformação Digital contribui para a redução de custos na empresa?
Como as ferramentas tecnológicas são uma ótima forma de qualificar os processos de decisão na empresa, elas também se tornam um instrumento para a redução de custos, direta ou indiretamente. Então, quando um gestor opta por fazer determinada mudança, ele consegue aumentar a eficiência das tarefas, melhorar a experiência dos seus colaboradores e qualificar todo o ambiente organizacional.
Veja alguns benefícios do uso da tecnologia na redução de custos da empresa!
Melhora a gestão do tempo
É impossível falar em gestão de custos se a empresa não consegue alcançar uma boa produtividade com as suas tarefas diárias. E a produtividade depende, impreterivelmente, de uma boa gestão do tempo, ou seja: fazer o que precisa ser feito na hora em que precisa ser feito, para assim obter um bom fluxo de trabalho e entregas.
De certa forma, isso depende da capacidade de priorizar as tarefas mais importantes e que têm maior impacto para um determinado setor ou, que seja, da empresa toda. Mas, muitas vezes, é impossível dar conta do que é urgente e do que é importante ao mesmo tempo.
Por isso, o uso de tecnologia é crucial para automatizar algumas etapas e ganhar tempo em atividades como a emissão de relatórios ou o envio de documentos. Assim, as equipes conseguem fazer mais em períodos mais curtos e economizam esse recurso tão relevante.
Reduz os custos com materiais
Uma empresa costuma demandar um volume relativamente alto de materiais para a sua operacionalização — entre eles, os de escritório. Muitas impressões resultam em custos com impressora, tinta, papel e uma infraestrutura física para armazenar tudo isso.
A tecnologia permite digitalizar todas essas operações e redirecionar os esforços. Se um documento importante fica salvo na nuvem e é compartilhado com todos os interessados, ele não precisa ser enviado cada vez que alguém tiver que ler. Além disso, com a assinatura eletrônica, os documentos impressos são cada vez mais inúteis.
Arquivar todos os dados é simples e pode ser feito em servidores de terceiros. Além disso, é mais seguro, já que os principais riscos relacionados à perda de documentos, como incêndios, roubos e afins, não afetam os arquivos digitais.
Aprimora a experiência do colaborador
Processos lentos e burocráticos são difíceis de lidar, deixam as pessoas de mau humor e, sobretudo, comprometem a sua capacidade de manter um fluxo produtivo de trabalho. No longo prazo, isso pode ser bastante desmotivador.
Por outro lado, uma empresa tecnológica, digital e intuitiva faz com que o trabalho de todo mundo se torne mais leve, fácil e divertido. Tudo isso com muito menos desperdício de tempo e um aproveitamento real das habilidades de cada colaborador.
Além disso, trabalhadores felizes desempenham muito melhor suas funções, se mantendo motivados e até proativos. Então, é uma baita oportunidade de diminuir o esforço com atividades repetitivas e aumentar a sua participação nas estratégias do negócio.
Reduz a burocracia
Quem já teve que fazer um “envia e recebe” interminável de documentos sabe muito bem como a burocracia atrapalha a eficiência operacional. E o mesmo vale para decisões que dependem da aprovação de supervisores que raramente estão disponíveis na empresa.
A ideia da tecnologia é justamente tornar a empresa mais prática e simplificar os trâmites internos. Assim, elimina-se uma série de processos desnecessários, facilitando a vida dos colaboradores e também as soluções oferecidas aos clientes.
Quais são as principais estratégias de redução de custos usando a tecnologia?
Se você já se convenceu de que a Transformação Digital pode ser uma boa saída para otimizar e monitorar os resultados da sua empresa, chegou a hora de descobrir como implementar essas estratégias, na prática. Vamos lá?
1. Determine um teto para os gastos
A primeira entre as estratégias de redução de custos nas empresas trata de determinar um teto para os gastos empresariais. Em outras palavras, é garantir que as contas de um mês caibam nas receitas do mesmo período. E, como toda empresa busca lucro, fazer com que sobre dinheiro.
A determinação desse teto força os departamentos a diminuírem suas despesas até encaixar no novo limite. Desse modo, as decisões envolvendo gastos se tornam mais estratégicas e comedidas. Tudo conforme a realidade de cada setor.
Como determinar esse teto de gastos pode ser difícil, é interessante contar com a ajuda da tecnologia para analisar o histórico dos últimos meses de toda a empresa e de cada departamento, individualmente. Comparar os gastos com o impacto financeiro positivo que cada um gera também é relevante. Então, você pode se reunir com os líderes de cada área e discutir os novos limites.
2. Faça o armazenamento em nuvem
Outra solução tecnológica com um grande potencial para reduzir os custos da empresa é migrar seu banco de dados físico para a nuvem. A mobilidade é um fator muito importante para que as empresas continuem funcionais mesmo que seus colaboradores não estejam todos reunidos no mesmo local.
Assim, uma solução de Cloud Computing permite que todos possam trabalhar de qualquer localização, a qualquer horário, ganhando produtividade e economizando tempo. Além disso, toda a demanda por infraestrutura e materiais físicos, como arquivos, folhas e tinta para impressão, deixa de existir.
Essa estrutura na nuvem também permite que a empresa invista em equipamentos tecnológicos com menos memória, já que os documentos não precisam ficar salvos neles. Isso representa uma economia expressiva e reduz alguns eventuais prejuízos com a perda desses itens por defeito.
3. Conte com boas tecnologias
A tecnologia tem uma participação bastante ampla na redução de custos de uma empresa. Desde a redução de erros e falhas, ela ajuda a diminuir os desperdícios, agiliza o trabalho diário e provoca um efeito chamado “economia em escala”, melhorando diversos aspectos indiretos.
E essas tecnologias não precisam ser usadas apenas para substituir o que você já faz. Muitas vezes, elas podem ser incorporadas de maneira complementar, como um chat automatizado na página da empresa que faz o primeiro contato com o cliente, captando seus dados. Depois disso, você pode encaminhar o atendimento para um colaborador real e agilizar o processo.
4. Renegocie com os fornecedores
Os custos com fornecedores podem estar entre os mais altos de uma empresa. Por isso, é importante pensar neles de maneira estratégica. Uma organização que trabalha com vendas, por exemplo, e que tem o hábito de manter grandes quantidades de estoque, tem mensalmente uma soma alta de valores parados. Custos inutilizados.
Em vez disso, procure seus fornecedores e renegocie sua relação com eles. Boas estratégias para isso podem ser descontos para continuar adquirindo a quantidade atual de itens ou a possibilidade de fazer pedidos mais constantes, mas menores.
Desse modo, você pode automatizar os pedidos toda vez que os estoques alcançarem um indicador limite de itens. Isso evita compras desnecessárias, custos dispensáveis em um prazo e perdas por produtos parados.
5. Diferencie custos estratégicos e não estratégicos
Nem todo custo é igual. Alguns deles são essenciais para manter o negócio, mas não proporcionam nenhum retorno direto. Outros conseguem gerar ainda mais negócios, como é o caso dos investimentos em melhorias.
O marketing e as vendas são bons exemplos de custos que resultam em retornos expressivos. A aquisição de ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão e automatização de processos, também. Esses são os custos estratégicos.
Ao fazer a sua gestão de custos, considere essa informação. Faça uma análise e uma classificação dos diferentes custos do negócio. Pague aquilo que é necessário para a empresa continuar funcionando, mas mantenha sua atenção em ampliar os custos estratégicos, pois, de forma moderada, eles são muito benéficos.
6. Automatize as atividades mais repetitivas
A automatização é o processo de tornar algumas etapas de um processo mais ágeis e independentes do trabalho do ser humano. Para isso, as máquinas, os sistemas e a Inteligência Artificial assumem essas funções — dessa forma, as pessoas podem se dedicar a atividades mais estratégicas.
Um exemplo bem simples e usual de automatização com o qual todos nós já tivemos contato é o atendimento automatizado do WhatsApp Business. Quando você envia uma mensagem para uma determinada empresa, recebe uma mensagem automática que vai orientando até o problema que quer resolver. No final, você é atendido por um especialista na resolução daquele tipo de problema.
Bem melhor do que ter uma pessoa fazendo isso, não é mesmo? E olhe que essa ferramenta é bem simples e já existe há muito tempo. Então, imagine o que pode ser feito com tecnologias mais complexas e inteligentes, facilitando a vida de todo o seu time!
Saiba como a BRQ transformou a realidade de custos do GPA
O GPA é o grupo que controla as redes Extra e Pão de Açúcar. Com a pandemia, os varejistas do ramo de alimentos perceberam os impactos provocados no setor e sentiram a necessidade de acelerar a sua Transformação Digital, principalmente para agilizar as vendas.
Em parceria com a BRQ, a empresa conseguiu fortalecer a marca no mercado digital, principalmente por meio de investimentos na venda de serviços logísticos para ampliar a sua geração de receitas. Junto disso, seu objetivo de estar mais próximo do cliente e qualificar as suas vendas pela internet também foi alcançado. E a rede conseguiu melhorar a qualidade e a rapidez nas suas entregas.
Isso foi possível graças ao desenvolvimento de uma plataforma fulfillment de logística, que manteve os custos reduzidos e o prazo de entrega em dia. Essa plataforma é responsável, basicamente, por separar os produtos depois que eles são comprados no e-commerce até a sua entrega efetiva para o cliente final.
Como a rede centraliza vários produtos de parceiros nos seus centros de armazenamento e fica responsável por enviá-los, essa solução fez toda a diferença na satisfação do cliente. Como resultado, a parceria garantiu:
- até 40% de redução nos custos dos fretes;
- prazos de entrega 25% menores;
- capacidade de volume de entregas 40% maior.
Existem muitas maneiras de reduzir custos em uma empresa, com ou sem a ajuda da tecnologia. Mas o mais importante é entender que essa é uma tarefa que deve ser executada de forma analítica e estratégica. Por isso, contar com parceiros e profissionais que entendam do assunto faz toda diferença.
Quando você abre o seu objetivo de reduzir custos para uma equipe que tem experiência em diversos segmentos de atuação, só tem a ganhar. Com um amplo espectro de insights e sugestões, é possível chegar a ajustes e soluções únicas, além de muito eficientes.
Gostou de saber mais sobre as estratégias de redução de custos nas empresas? Então, está na hora de colocar em prática. Converse com a gente!