Lean & Ágil nas empresas: tudo que você precisa saber sobre esses conceitos

lean e agile
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Ainda que em passos lentos, muitas empresas brasileiras entendem a importância do investimento em tecnologia e direcionam investimentos a ela. Pesquisas mostram crescimento 60% superior em relação às organizações que não têm essa preocupação, além de aumento na receita, redução nos custos e otimização dos processos.

Ademais, as mudanças nas formas de consumo e no perfil de consumidores exigem maior personalização e diálogo –– algo desenvolvido graças às tecnologias de análise, captação e leitura de dados. Por essa razão, o que era vantagem competitiva deu lugar ao posto de necessidade. De fato, investir em novas tecnologias é uma decisão essencial para levar a inovação ao negócio.

Porém, muitas delas precisam estar de mãos dadas com ferramentas que tragam essa otimização para os processos, gerando maior produtividade e entregas verdadeiramente estratégicas. É nesse cenário que entram alguns frameworks e metodologias úteis. Conhecê-los é importante para fazer investimentos certeiros de acordo com as demandas da sua empresa.

Por isso, o que propomos neste conteúdo é um panorama sobre Lean e Ágil com as principais informações de que você precisa para adotar seus princípios básicos. A seguir, saiba como o Lean e o Ágil se relacionam, os impactos do investimento nessas metodologias para a sua empresa e as boas práticas em sua implementação.

O que é Lean?

A filosofia Lean tem como objetivo criar um sistema que elimina desperdícios e resolve problemas para dar fluxo à produção. Para alcançar essa proposta, há a necessidade de engajar os colaboradores, de repensar as lideranças e, com isso, de levar entregas de maior valor ao cliente. Em outras palavras, é o reforço de uma mentalidade enxuta ao negócio.

Essa metodologia teve sua inspiração no Sistema Toyota, o qual foi adotado pela empresa automobilística japonesa no pós-Segunda Guerra Mundial. No contexto de uma montadora de veículos, o intuito era criar os produtos de acordo com as necessidades dos clientes, evitando o acúmulo do estoque desnecessário e aumentando a produtividade.

Transportando esses princípios para outras empresas, a ideia é definir prioridades nas tarefas e entregar somente as necessárias, de valor. Do contrário, só haverá filas de atividades e um ambiente caótico. Durante os novos processos, há oportunidade para que os colaboradores preencham as lacunas de aprendizado e aprimorem suas habilidades.

Entre os principais desafios das empresas na atualidade, está a falta de engajamento dos colaboradores e de execução das tarefas planejadas. Isso se dá, muitas vezes, pelas decisões “top down“, que não envolvem os times de produção e ficam a cargo da liderança. Com isso, essas equipes nem sempre entendem a importância da estratégia, e os esforços podem se anular.

Os conceitos do Lean, sobretudo os de desdobramento de estratégia, propõem o alinhamento entre os segmentos envolvidos no processo, combinando expertises e cobrindo mais gaps nas soluções. Isso também requer uma liderança aberta a ouvir e a aprender ao mesmo tempo em que desafia, motiva e confia em seus liderados.

Existe um princípio da cultura Lean que se chama gembao lugar onde as coisas realmente acontecem. O gestor deve estar disposto a entender os problemas diretamente na fonte a fim de amparar sua equipe. É dessa forma que ele identifica possíveis melhorias e, em conjunto ao time, encontra a solução ideal.

O que é Ágil?

O Ágil, ou Agile, também conhecido como metodologias ágeis, tem como proposta a maximização das entregas de valor. Para isso, prioriza processos otimizados, eficientes e que ofereçam maior autonomia aos seus participantes –– no caso, os integrantes dos seus times de produção.

Com maior liberdade para aplicar suas expertises de acordo com as regras de negócio, esses profissionais se empenham mais nas tarefas e, assim, toda a equipe ganha com os resultados positivos. As respostas às mudanças e às tendências de mercado devem acontecer quase em tempo real, e esse é um dos princípios de cultura ágil propostos.

O conceito surgiu a partir do Manifesto Ágil. Desenvolvedores se uniram para criar esse documento a fim de expressar seus pensamentos sobre como os processos devem ocorrer nas empresas, valorizando o profissional, o produto, o cliente e as mudanças de mercado. São 12 princípios Agile do Manifesto, que têm foco no desenvolvimento de software, mas se aplica a equipes de qualquer segmento:

  • entregas contínuas e com valor agregado para a satisfação do cliente;
  • mudanças nos requisitos feitas a qualquer momento, buscando vantagem competitiva;
  • trabalho em conjunto em prol das melhorias no projeto;
  • entregas frequentes de software em funcionamento, priorizando as menores escalas de tempo;
  • projetos que se criam ao redor dos profissionais que nele atuam, com confiança e suporte à sua autonomia;
  • diálogo face a face para ter mais eficiência na entrega de mensagens;
  • prioridade no software (ou produto em questão) funcionando;
  • ritmo constante de produção para alcançar o desenvolvimento sustentável;
  • excelência técnica e bom design são investimentos que aumentam a agilidade;
  • simplicidade sempre em evidência;
  • equipes que se auto-organizam oferecem melhores arquiteturas, requisitos e designs; e
  • reflexão sobre como as equipes podem maximizar a eficácia e ajustar o comportamento em busca desse objetivo.

As metodologias ágeis vêm para propor mudanças em processos engessados e burocráticos que limitam a inovação nas empresas. É preciso tomar a evolução digital como uma constante para conquistar vantagem competitiva no mercado, atender às necessidades dos clientes e, com isso, crescer exponencialmente.

Como o Scrum se relaciona com o Ágil?

O Scrum é parte importante de uma cultura ágil. Esse framework de gerenciamento propõe a organização dos projetos e da equipe em si, em que é possível recalcular rotas sempre que necessário em uma Sprint. O objetivo é que as entregas sejam mais eficientes e que os colaboradores se tornem mais produtivos.

As Sprints são pequenos ciclos de 15 a 30 dias que pautam as tarefas de valor (ou Sprint Backlog) a serem entregues. Para defini-las, há uma reunião de planejamento logo no início desse período. Cada colaborador puxa para si uma atividade e reporta sua evolução, além dos possíveis impedimentos, nos encontros diários da equipe (a chamada Daily).

Esse framework também se aproveita de outras técnicas das metodologias ágeis de projetos. Bons exemplos disso são o Kanban para a designação de tarefas e o gráfico de Burndown para o acompanhamento da Sprint. Novamente, são ferramentas que permitem maior autonomia ao colaborador ao mesmo tempo em que a equipe toda ganha em produtividade.

Ainda que a relação entre Scrum e Ágil seja evidente, vale reforçar que o framework também trabalha alguns princípios do Lean. Afinal, o que as Sprints buscam eliminar é o desperdício de tempo e de esforços dos colaboradores. Caso uma tarefa designada gere impedimento a outras, por exemplo, o foco se direciona à resolução do problema para não atrapalhar o fluxo de entregas.

Há que mencionar também que as entregas rápidas, de duas a quatro semanas, agregam valor ao produto sob a perspectiva do cliente interno ou final –– dependendo da etapa em que se encontra. E é justamente a filosofia Lean que trabalha com o Lead Time.

Como Lean e Ágil se relacionam?

Vimos até aqui que muitos dos princípios de Lean e Ágil buscam resultados semelhantes, como equipes mais produtivas e entregas de maior valor, ambas levando mais satisfação aos clientes. De fato, são propostas complementares que promovem a cultura de inovação dentro de uma empresa.

Em um mercado competitivo, em que vários empreendimentos oferecem produtos ou serviços similares, já não é uma opção ignorar as tendências da área. Uma agência de marketing que não aposta em tecnologias para chatbots e experiência por voz, por exemplo, tende a ficar para trás.

Da mesma forma, uma startup que insiste em criar processos lentos e burocráticos, não se permitindo inovar, dificilmente se mantém viva –– pois, além de ir contra os princípios de startups, ignora a agilidade necessária para criar produtos escaláveis. Podemos dizer que Lean e Ágil se relacionam para propor mudanças profundas em como as empresas enxergam suas equipes.

No quesito experiência do usuário, uma necessidade da cultura Customer-Centric, os princípios dessas metodologias são essenciais. Um bom exemplo é o Design Thinking. Ele prioriza pessoas, tecnologias e negócios para encontrar soluções de problemas complexos com base no raciocínio lógico, na intuição e na imaginação das equipes –– ou seja, com total autonomia.

O Design Thinking quer ir muito além do que os superiores pensam ser o negócio. A intenção é focar as necessidades dos clientes e o que as equipes podem fazer para alcançar esses objetivos. Com diferentes vozes sendo não só ouvidas, mas consideradas, há investimentos mais certeiros e um público mais fiel à marca.

Para reforçar a importância de investir em Lean e Ágil, pense o cenário pós-pandemia de Covid-19. Com a adoção do trabalho remoto, muitos negócios reduziram custos com infraestrutura física. Por essa e outras razões, a tendência é que continuem dessa forma ou adotem a hibridização do trabalho –– segundo pesquisa da Associação de Marketing Promocional (Ampro), essas frentes representam 10% e 56,7%, respectivamente.

Para manter acesa a chama da produtividade e motivar os colaboradores, os conceitos Lean e Ágil são essenciais. As entregas rápidas proporcionam uma rotina de trabalho mais dinâmica, ao passo que as reuniões de alinhamento mantêm a proximidade das equipes. 

Quais são os impactos na sua empresa?

Lean e Ágil se unem, então, para promover diversos benefícios às empresas em busca de processos mais otimizados. Mas vale entender esses impactos no negócio para adotá-los com maior eficiência. Confira!

Melhoram a produtividade

O primeiro grande impacto se dá na criação de times de alta performance, que entendem as regras de negócio e usam suas expertises para desenvolver as melhores soluções. Ainda que tenham uma liderança presente e incentivadora, como falaremos adiante, sabem o valor da autogestão e do trabalho colaborativo em prol dos melhores resultados.

Esses times otimizados possuem noção das tarefas prioritárias na fila de produção e se comunicam sem ruídos. Ao mesmo tempo em que percebem entregas mais ágeis e eficientes, os profissionais têm liberdade para assumir responsabilidades de acordo com seus conhecimentos –– e assim se alcança mais produtividade.

Tome como exemplo uma equipe de desenvolvimento com o Scrum implementado e rodando fluidamente, seja qual for o porte e o segmento da empresa. Por meio das reuniões e dos ritos que acontecem ao longo da Sprint, os profissionais sabem o que cada membro do time está fazendo, quais tarefas geram impedimento e, se preciso, mudam as estratégias para baixar o Burndown.

E mais: com as reuniões de planejamento, definem-se as prioridades para gerar valor ao cliente e não há tarefas de sobra na esteira de produção. Os colaboradores estão desempenhando o seu melhor e podem receber apoio a qualquer momento. Como o sucesso de um é o de todos, isso gera maior satisfação e motivação para seguir nesse ritmo de crescimento.

Evitam desperdícios

Quando falamos em desperdício, é fácil virem à mente os exemplos de fábricas e produções físicas. Evitá-los seria colocar em esteira somente uma quantidade necessária parasuprir as demandas de venda sem gerar estoques –– que são caros e precisam de toda uma logística de entrega. A grande questão é continuar a atividade e acumular mais mercadorias.

E o que seriam esses desperdícios em empresas com outras propostas de negócio? Tomemos como exemplo uma companhia com foco em produção de software. Para alcançar um produto mínimo viável (MVP), existem etapas e tarefas essenciais, sem as quais não há qualquer funcionamento. Enquanto isso, há outras que podem esperar versões futuras para agregar valor ao cliente.

Um desperdício nesse contexto estaria em puxar para a fila de produção essas tarefas de baixa prioridade somente para adicionar mais pontos à Sprint. Além de sobrecarregar a equipe, que poderia dedicar toda sua expertise às atividades de alta importância naquela etapa de produção, corre-se o risco de essa funcionalidade perder relevância no futuro.

Há desperdício também de tempo, quando uma tarefa fica parada sem deploy, aguardando outras para ser realizada de uma vez. Mesmo que o profissional considere essa uma vantagem, pois não perde tempo fazendo isso mais de uma vez na Sprint, ele gera ruídos na gestão de tempo de colegas, como os responsáveis pelos testes –– afinal, se todas as atividades ficam prontas nos últimos dias, não há tempo hábil para testar com qualidade.

Seja na indústria, seja em qualquer outro tipo de negócio, algo é certo: transformar as produções em massa pela dedicação individual a cada entrega é o segredo para produzir melhor e com mais atenção às necessidades do cliente. Com o Lean e o Ágil, a empresa conquista mais esse benefício.

Geram mais lucros para o negócio

Com times mais produtivos, clientes satisfeitos e redução de desperdícios, o resultado se expressa no aumento nos lucros. Pense agora em um cenário de construção de um aplicativo com funcionalidades para a saúde financeira da população. Os princípios Lean e Ágil promovem entregas mais rápidas e visíveis ao usuário, e o app não precisará esperar a construção de todas as features para ir ao ar.

À medida em que o time de desenvolvimento aprimora essas funcionalidades, vai subindo novas versões para as lojas de apps. Enquanto isso, novos usuários continuam chegando, gerando lucro ao negócio. Tal cenário é mais produtivo do que impor burocracias e, com isso, correr o risco de perder o timing do lançamento –– ou pior: ser superado pela concorrência.

Os lucros também são resultado da redução de custo com turnover. Profissionais mais satisfeitos com suas entregas, valorizados e em ambientes de boa convivência pensam duas vezes ao receber outras propostas de emprego. Com uma liderança que dá autonomia e propõe desafios na medida certa, há maior desenvolvimento.

Promove uma gestão transformadora

Um dos motivos que levam profissionais à mudança de emprego ou simplesmente aos pedidos de desligamento é a gestão. Microgerenciamento, sobrecarga de tarefas e pressão psicológica são fatores que não condizem com as novas tendências de mercado. Por isso, ganham as empresas que investem em Lean e Ágil.

A gestão ágil se apoia nas entregas de valor, desde que haja satisfação nas equipes. Afinal, profissionais com boas condições de trabalho e um ambiente harmonioso produzem melhor. Isso também contribui para melhorar a saúde mental dos colaboradores, que têm a confiança dos líderes para desempenharem seu serviço com mais autonomia.

Em vez de métricas fora da realidade, a gestão ágil propõe frameworks nos quais os profissionais veem propósito. É o caso dos gráficos de Burndown e do Lead Time, já mencionados neste conteúdo.

Quais são as melhores práticas para a adoção dos conceitos?

O primeiro passo é compreender o Lean e o Ágil, seus princípios e suas aplicações em outras empresas. Até aí, você já alcançou esse objetivo aqui neste conteúdo. O que vem a seguir depende bastante do porte da organização –– quanto mais formal e maior em termos de quadro de colaboradores, mais processos precisarão de mudanças.

Então, a implementação deve ganhar a adesão de todos, desde gestores aos integrantes dos times. Lean e Ágil não funcionam com eficiência quando somente uma ou outra pessoa mudam seus mindsets. Para serem eficientes, exigem uma série de mudanças na cultura da companhia.

Vale lembrar que deve ser uma cultura em que há satisfação de ponta a ponta. Os colaboradores devem abraçar os princípios, ver valor nas mudanças e ser motivados a todo momento para desempenhar o seu melhor, mas sem sobrecargas. É aqui que os líderes se tornam vetores de transformação.

Com uma nova cultura em prática, chega o momento de selecionar as ferramentas de apoio às metodologias, dos softwares de organização aos frameworks de gestão. Novamente, reforçamos a importância do Scrum e de seus ritos para conquistar entregas rápidas e de valor ao negócio em si.

Então, temos a questão dos times. No Lean e no Ágil é interessante formar squads, ou seja, pequenas equipes formadas por profissionais com conhecimentos múltiplos. Cada grupo será responsável por uma frente do negócio e terá autonomia para desenvolver soluções, desde que adequadas às regras de negócio. Ainda no exemplo da empresa de software, teríamos um squad mobile, um back end, um front end e assim por diante.

Há que se ter em mente que nenhum desses processos é imutável. O intuito é encontrar o caminho certo a partir da experimentação. Por isso, é essencial mensurar os resultados de perto e ajustar constantemente as réguas de produção. Mapear problemas e manter uma comunicação eficiente são prioridades quando se fala em transformação da cultura da empresa.

Quais são os desafios?

Um dos principais desafios e talvez o maior deles é a preocupação com ferramentas, frameworks e métricas em vez da transformação dos processos em si. Querer agilidade somente para se adequar às tendências de mercado não é um incentivo suficiente para verdadeiramente abraçar os princípios de redução de desperdícios e aumento de produtividade.

Quando não há adesão das lideranças aos princípios de Lean e Ágil, adotá-los se torna um grande problema para os colaboradores –– que só recebem mais ordens, processos sem propósito e, com isso, se desmotivam. Os conceitos devem fazer sentido no contexto do negócio para alcançar outros benefícios, como a redução de custos.

Embora muitas empresas já vejam resultados com as metodologias ágeis, o Lean surge como um desafio maior pela proposta de pensamento enxuto em todo o negócio. Algumas das organizações tradicionais, que surgiram bem antes do digital, resistem às mudanças –– de fato, existem muitos processos a serem revistos.

Novamente, entram em cena os impactos da resistência aos princípios. Quando não há alinhamento de expectativas e um setor não colabora com a adoção de mudanças, os esforços de uma equipe podem ser anulados. Isso vai contra toda a proposta do Lean e do Ágil. É por isso que sempre se fala em cultura, na qual se compartilham valores e propósitos.

O investimento em Lean e Ágil certamente é uma boa aposta aos negócios que desejam inovar em processos internos. Suas filosofias propõem caminhos para extrair o melhor de cada colaborador e fazer ajustes em tempo real, evitando impedimentos e atrasos no fluxo de entregas.

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