Ainda que a transformação digital já esteja dando frutos para várias empresas, obter bons resultados a partir dela não deixa de ser um desafio que começa pela união de tecnologia e boas práticas de gestão. Nesse contexto, a automatização de processos é uma aliada capaz de otimizar fluxos e de reduzir custos.
Em outras palavras, ela impacta positivamente na produtividade, no desempenho, na eficiência e nos resultados das diversas áreas corporativas em que pode ser aplicada. Assim, é fundamental aproveitar o momento certo de investir, evitando ficar para trás da concorrência.
Para ajudar seu negócio nisso, elaboramos este conteúdo. Seguindo com sua leitura, você vai descobrir as principais informações sobre o assunto. Confira!
O que é automatização de processos?
Trata-se de uma estratégia de gestão que combina tecnologias e metodologias em uma abordagem que substitui a execução ou o controle manual de tarefas por um modelo automatizado, a fim de otimizar o fluxo de trabalho de uma organização.
Por ser tanto uma medida operacional quanto estrutural, a automatização de processos pode ser implantada em diversas áreas empresariais ou variados segmentos de negócio, independentemente da complexidade das atividades ou do tamanho da empresa. Para se ter uma ideia, cerca de 58,1% das profissões presentes no mercado brasileiro são automatizáveis.
Mais que ser útil, ela também se torna um diferencial competitivo ao aprimorar a organização, assegurando o uso dos melhores métodos e soluções em prol de facilitar a realização das ações, aproveitar os recursos ao máximo e garantir o foco no que realmente agrega valor. Tanto que mais de 90% dos empreendimentos já demandam sua implementação.
Como funciona a automatização de processos?
Na prática, fazer a automatização de processos funcionar envolve implementar soluções, sistemas e equipamentos de tecnologia avançada nos fluxos de trabalho, para que realizem as tarefas, reduzindo ou substituindo a intervenção humana.
Por exemplo, a aprovação de uma venda online ou a emissão de notas fiscais podem ser feitas por softwares parametrizados que identificam o atendimento de critérios predeterminados e dão prosseguimento ao pedido sem que um colaborador precise se envolver.
Quais são os tipos de automatização de processos disponíveis?
Como visto, a automatização de processos tem lugar em diversas áreas de uma empresa, principalmente diante do crescimento no desenvolvimento de plataformas que permitem sua utilização devido à aceleração da transformação digital.
Apesar das maiores demandas nesse sentido estarem concentradas em funções de pesquisa e desenvolvimento (39%), administrativo (38%) ou atendimento (33%), há diversos tipos de automação, incluindo os voltados para:
- produção: Robótica, Inteligência Artificial e Machine Learning são aplicadas no fluxo de fabricação;
- marketing: ferramentas de gestão e execução enviam e-mails, fazem postagens nas redes sociais, segmentam a audiência, indicam conteúdos etc.;
- comercial: desde os contatos com o cliente até a análise de dados são situações em que essa estratégia apresenta utilidade;
- cadastros e contratos: captar, aprovar, gerar e arquivar documentos ou acompanhar prazos deixa de exigir a atenção da equipe;
- recursos humanos: quer seja selecionando currículos, quer seja calculando a folha de pagamento, este setor tem muito a ganhar com a abordagem automatizada;
- financeiro: monitorar métricas, repassar informações à contabilidade, emitir notas fiscais são só alguns exemplos dos usos desse modelo nessa área empresarial.
Quais são os principais exemplos de aplicação dessa solução?
Se o conceito de automatização de processos abrange um amplo conjunto de meios pelos quais pode ser aplicado, os principais exemplos disso são ainda mais numerosos, incluindo:
- Robot Process Automation (RPA): robôs de software voltados para tarefas repetitivas, de baixa cognição e altamente parametrizáveis, cujo crescimento estimado de seu uso é de 27% até 2031;
- Cobots: aplicação robótica criada para garantir a colaboração entre tecnologia e funcionários no ambiente de trabalho;
- Business Process Management Systems (BPM): solução tecnológica para a modelagem e gestão de atividades;
- Controlador Lógico Programável (CLP): sistema que controla processos industriais a partir de sensores físicos;
- Sistemas de Supervisão e Aquisição de Dados (SCADA): monitoram dados em tempo real em prol de uma tomada de decisão eficiente;
- Rede Neural Artificial (RNA): faz análises simulando o funcionamento do cérebro humano;
- Intelligent Business Automation (IBA): modelo de gerenciamento holístico e inclusivo que integra diversos aplicativos de TI para o acompanhamento em uma única plataforma;
- Chatbots: assistentes virtuais munidos de Inteligência Artificial que realizam interações via chat;
- Scripts: conjunto de instruções pré-programadas que direciona o usuário às informações que ele precisa por meio de fluxo em que cada resposta leva a uma maior aprofundamento.
Como definir quais setores automatizar?
Diante de tantas situações em que é viável aplicar a automatização, fica até difícil saber qual escolher ou por onde começar, não é mesmo? Entretanto, em prol de atingir o máximo desempenho é preciso trabalhar em etapas.
Para saber qual deve ser o primeiro passo, é imprescindível mapear e analisar como funcionam todos os processos empresariais, identificando:
- gargalos;
- tempo de execução;
- tarefas duplicadas ou desnecessárias;
- ações de conferência;
- atividades que não agregam;
- desperdícios;
- demandas de melhoria;
- pontos com maior potencial de evolução.
A partir do cruzamento dessas informações fica fácil estabelecer tanto prioridades quanto quais são os recursos necessários. Em sequência, é importante avaliar o valor a ser investido e definir o cronograma de implementação.
Qual é o melhor momento para investir nisso?
Além de saber por onde começar, é importante entender qual é o momento certo para investir nessa abordagem. Afinal, por envolver máquinas e sistemas que estão em constante evolução, a tempestividade se torna um fator fundamental para alcançar seu máximo aproveitamento.
Nesse contexto, os gestores não devem deixar de acompanhar o progresso dessas tecnologias e as novas soluções, funcionalidades e aplicações que surgem, para não ficar para trás da concorrência
Outro ponto a ser considerado é a disponibilidade de caixa. Assim, caso seja necessário captar recursos no mercado, o ideal é analisar quais são os retornos esperados com o projeto, para entender a melhor maneira de viabilizar a automatização de processos.
Quais são as vantagens da automatização de processos?
Quando se trata de avaliar retornos a serem obtidos com a automatização de processos, é essencial levar em conta mais que a ampliação de resultados. Assim, são as vantagens que fazem esse investimento valer a pena. Tais como:
- minimização de erros humanos e de gargalos, devido a maior exatidão oferecida pelas tecnologias em relação aos colaboradores associada à revisão das etapas;
- aumento do volume produzido, já que a operação se torna mais ágil ao ser realizada com a maior rapidez possível e ao eliminar ações desnecessárias;
- ampliação tanto da eficiência quanto da qualidade ao oportunizar uma maior rastreabilidade, facilitar e padronizar a execução, bem como criar um ritmo contínuo de trabalho em que o final de cada fase desencadeia a próxima;
- otimização do uso de recursos, garantindo seu melhor aproveitamento onde são mais úteis;
- direcionamento do foco da equipe para tarefas que realmente agregam aos objetivos, uma vez que os funcionários não precisam dar atenção àquelas que são repetitivas e burocráticas;
- elevação da produtividade e do desempenho do time, que amplia sua capacidade de gerar valor sem aumentar as horas trabalhadas;
- disponibilidade 24 horas por dia e 7 dias por semana, sem interrupções ou queda nos índices de produção;
- diminuição de custos ao remover fontes de gastos sem retorno e desperdícios — as estimativas dessa economia no Brasil giram em torno de R$ 73 bilhões ao ano;
- tomada de decisão mais acertada, priorizando pontos-chave a partir da centralização de dados e do acesso às informações em tempo real;
- melhoria da comunicação interna com a integração de toda a empresa e a conexão entre canais viabilizando a consulta ao status do andamento dos ciclos sem depender de colegas;
- aperfeiçoamento da gestão, tornando-a efetiva ao permitir um elevado controle sobre o negócio;
- crescimento da competitividade atingindo a máxima performance empresarial a baixos custos sem deixar de entregar produtos ou serviços apurados;
- melhora do atendimento ao público, promovendo processos que fluem e resolvendo os problemas dos clientes rapidamente;
- maior flexibilidade e segurança na linha de produção, possibilitando interrupções, customização e reprogramação sempre que necessário;
- evolução tecnológica com a atualização ou substituição do uso de qualquer sistema legado visando compatibilizar as plataformas em operação com as novas soluções.
Quais são os riscos de não automatizar processos?
Por outro lado, não investir na automatização de processos, além de fazer a empresa deixar de usufruir de todas essas vantagens, também é um caminho que implica em riscos para o negócio. Entre eles:
- problemas na comunicação causados por ruídos e mal-entendidos nas interações que atrasam o bom andamento dos fluxos ou geram gastos desnecessários;
- desalinhamento entre objetivos e práticas, dificultando o atingimento de metas ou a adoção de melhorias significativas no modelo produtivo;
- desorganização e falta de padronização levando à queda na qualidade associada à elevação do tempo de execução;
- baixo índice de resolutividade tanto pela não identificação de situações problemáticas quanto pela pouca agilidade para responder a essas demandas;
- tomada de decisão ineficiente e ineficaz graças à ausência de informações concretas para embasar as escolhas;
- custos elevados acarretados por lentidão, erros, gargalos, retrabalhos e realização de ações sem necessidade;
- redução da capacidade produtiva e perdas com tarefas que não agregam valor ao resultado-final;
- descontrole devido ao grande esforço despendido para acompanhar métricas e coletar dados;
- insatisfação dos clientes com esperas longas e atendimentos pouco resolutivos;
- diminuição da qualidade das entregas, deixando as atividades mais onerosas e impactando negativamente nas vendas.
A automatização de processos é uma importante ferramenta para a melhoria contínua e para a competitividade empresarial, uma vez que proporciona uma evolução significativa nos fluxos de trabalho. Mais que isso, essa abordagem é capaz de minimizar diversos problemas na comunicação, gestão e operação, ou seja, trata-se de uma solução na qual vale a pena investir.
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